Inventário do Ativo Imobilizado – erros comuns em projetos! 6620-06-2021
• Planejamento pouco abrangente Sem qualquer dúvida, o primeiro passo para se ter um projeto eficiente, é obtido por meio do planejamento inicial.
o O que a empresa deseja com o projeto patrimonial?
o Quais as áreas serão inventariadas?
o Quais bens?
o Vamos focar no controle físico geral, ou apenas com foco no CPC que determina o valor inicial de R$ 1.200,00?
o Queremos apenas o Inventário ou também a Avaliação dos bens?
De posse das respostas das perguntas acima, e é obvio, acrescido de outras informações, pode-se então dar início ao projeto.
• Definição de equipe(s) sem comprometimento e conhecimentos técnicos Não diferente dos demais itens desse artigo, a definição da equipe ou das equipes são fundamentais para o sucesso. O “melhor dos mundos” é escalar equipes qualificadas, conhecedoras de projetos semelhantes, do contrário, riscos farão parte do projeto, expondo fortemente a possibilidade de vir a ser abortado. Profissionais que tenham conhecimentos (básico ou intermediário) nas áreas de: Engenharia, Contabilidade, Administração e Logística, com certeza farão toda a diferença. Definir a equipe de coordenadores e suas respectivas responsabilidades é vital, para que cada membro, saiba de fato seu papel no projeto. Um ponto que pode comprometer a eficácia, é que uma vez as equipes definidas, os participantes, não podem ou ao menos não devem ser retirados do projeto até seu termino, mesmo que venham a ser substituídos, pois assim todo o histórico será mantido, sem qualquer tipo e “emenda”.
• A economia com as placas – quantidade e qualidade A representatividade das placas no projeto patrimonial de forma geral é muito pequena, exceto quando falamos de um projeto em RFID. Diante dessa inexpressiva representatividade, gestores devem evitar:
o Comprar placas de baixo valor (qualidade discutível)
o Comprar placas para ambientes nocivos (expostos ao tempo, a temperaturas altas, ou a produtos químicos) de forma generalizada.
o Comprar uma quantia exata de placas, pois a falta das mesmas no decorrer do projeto, irá forçar a interrupção, até que um novo volume de placas sejam devidamente fabricadas e isso poderá “retardar” em ao menos 10 dias, e com certeza, trará danos a assertividade.
• A padronização e o volume de informações É essencial que no planejamento inicial, as informações desejadas sejam devidamente tabuladas, com campos devidamente obrigatórios e outros complementares, entretanto, é fundamental que a tabulação seja respeitada, pois estamos estruturando informações para que sejam inseridas numa base de dados e o respeito a padronização, é fundamental para pesquisas e cálculos futuros.
• Interrupções no projeto Para que o projeto seja devidamente respeitado pela sua assertividade a qualidade das informações coletadas, é importante que o mesmo não seja interrompido, exceto, por motivos de força maior. A interrupção, independente da razão, acaba por comprometer a continuidade, diante de possíveis movimentações e também do status em que o projeto foi interrompido. O ideal é que prazos sejam devidamente definidos (começo, meio e fim) e haja uma pequena margem para ajustes, qualquer coisa diferente disso expõe a credibilidade. É mais que comum ao iniciarmos projetos em empresas, ouvirmos “histórias” das mais diversas, ate mesmo de projetos grandiosos inacabados.
• O confronto das bases: inventario x Controle Patrimonial x Contabilidade Diferentemente do que se tem de conceito, em muitos casos de projetos patrimoniais há 03 bases para serem ajustadas, e não somente o Controle Patrimonial x Contabilidade. Todo o levantamento, seja ele para a atualização ou mesmo na implantação do Controle Patrimonial, deve ter como foco a Gestão por meio da Contabilidade para que possa ser mensurado e administrado, por meio das contas patrimoniais e de Resultado, com isso todo o levantamento dos bens deve contemplar entre outras informações as contas contábeis para que após o final do levantamento, os bens sejam devidamente sumarizados e comparados aos saldos contábeis, para então serem devidamente ajustados.
• A credibilidade pós projeto Se o Inventario respeitou detalhamentos pre-definidos no planejamento, provavelmente as chances de obstáculos inviabilizarem sua conclusão não irá acontecer, entretanto, caso tal fato não tenha ocorrido, ou o projeto acabou “pulando” etapas, é fundamental que uma validação seja realizada, por meio de auditoria. Ter um projeto de Inventário e em alguns casos também de Avaliação dos Ativos e o mesmo, não ter a credibilidade da empresa, não ter o aval da Auditoria que valida as informações e procedimentos da empresa, compromete e deixa desacreditado todo o levantamento.
Data: 21/10/2023
