Gestão do Ativo Imobilizado: Perguntas e Respostas Fundamentais para Decisores
Muitas empresas, independentemente do porte, enfrentam o mesmo dilema: sabem que precisam organizar o patrimônio, mas travam na hora de começar por falta de clareza sobre o processo.
Para desmistificar o controle patrimonial, reunimos as principais dúvidas que recebemos de Diretores, Controllers e Gestores Financeiros, respondidas com base na metodologia da AXS Consultoria Empresarial.
1. Hoje não temos controle do ativo imobilizado. Qual o primeiro passo para realizar esse controle?
Resposta: O primeiro passo é admitir que os dados atuais (se existirem) não são confiáveis e adotar a metodologia de Inventário Base Zero.
Tentar "consertar" uma base de dados antiga e desatualizada costuma ser mais caro e demorado do que começar do zero. O passo inicial prático é realizar uma varredura geral (Inventário Físico). Isso significa ir a campo, em todas as salas, galpões e filiais, e identificar, fotografar e emplaquetar 100% dos bens tangíveis.
Somente após saber o que existe fisicamente, iniciamos o trabalho de conciliação com a contabilidade para "limpar" o balanço. Sem o levantamento físico, qualquer ação contábil é pura especulação.
2. Minha empresa é pequena e controlamos o ativo em planilhas Excel. Isso é seguro? Devo migrar para um software?
Resposta: O Excel é uma ferramenta fantástica, mas não é um sistema de gestão patrimonial. Para uma empresa pequena, ele funciona como um "quebra-galho" temporário, mas carrega riscos altíssimos:
- Segurança: Qualquer pessoa pode apagar uma linha acidentalmente ou corromper o arquivo.
- Auditoria: Não há histórico de quem alterou o quê.
- Limitações: O Excel não armazena fotos de forma organizada, não gerencia depreciação complexa e não emite termos de responsabilidade automatizados.
Migrar para um software especializado é fundamental, não importa o tamanho da empresa. O software garante a integridade dos dados, backups diários e centraliza as informações (fotos, notas fiscais, localização) em um ambiente seguro e auditável.
3. O processo de importação das informações do Excel para um software é complicado?
Resposta: Pelo contrário. Com a parceira certa, é extremamente rápido.
A AXS Consultoria, por exemplo, utiliza ferramentas preparadas para ler o layout das planilhas em Excel. Se as informações mínimas estiverem estruturadas (descrição, data de aquisição, valor), a parametrização e importação ocorrem em questão de minutos. O que parecia um pesadelo manual transforma-se, com poucos cliques, em um banco de dados robusto, pronto para gerar relatórios de depreciação e gestão.
4. A terceirização (BPO) da gestão do ativo imobilizado é uma opção segura?
Resposta: Sim, e é uma tendência mundial. A terceirização (Business Process Outsourcing) do ativo imobilizado tira o peso operacional da sua equipe interna e transfere a responsabilidade para especialistas.
É mais seguro porque garante a continuidade. Se o funcionário que cuida do patrimônio na sua empresa pedir demissão, o conhecimento vai embora com ele e o controle se perde. Ao contratar uma consultoria especializada, o processo, o software e a inteligência permanecem ativos e atualizados, independentemente da rotatividade de pessoal da sua empresa.
5. Quais características devo observar ao contratar uma consultoria de gestão patrimonial?
Resposta: Não contrate apenas "mão de obra"; contrate inteligência. Observe três pilares:
- Tecnologia: A empresa usa prancheta e papel ou aplicativos móveis e coletores de dados? O uso de tecnologia reduz erros e acelera a entrega.
- Expertise Mista: A consultoria precisa ter Engenheiros (para avaliar máquinas e imóveis) e Contadores (para entender de CPC 27 e IFRS). Só engenharia ou só contabilidade não resolve o problema completo.
- Portfólio Comprovado: Verifique se a empresa já atendeu clientes com nível de exigência alto (como empresas auditadas ou multinacionais). Isso atesta a qualidade da entrega.
6. Minha empresa é auditada. Devo contratar consultoria ou fazer com equipe própria? Por que projetos internos costumam falhar?
Resposta: Para empresas auditadas, a independência é crucial. Auditores externos (Big Four) veem com muito mais credibilidade um laudo emitido por uma empresa terceira, isenta, do que um inventário feito pela própria equipe interna (que pode ter viés para esconder perdas).
Projetos internos falham por conflito de prioridades. Sua equipe interna tem rotinas diárias (fechamento, faturamento, fiscal). O inventário patrimonial é cansativo e exige foco total. Na primeira urgência do dia a dia, o inventário é paralisado. Como resultado, o projeto que deveria durar 2 meses leva 1 ano, e quando termina, a base já está desatualizada novamente.
7. O custo de uma consultoria é mais baixo do que fazer com equipe própria?
Resposta: Existe uma falsa sensação de que fazer internamente é "de graça" porque os funcionários já estão lá. Isso é um erro de cálculo.
Considere o Custo de Oportunidade: suas horas paradas, o pagamento de horas extras, o custo de aquisição de software e etiquetas, e principalmente, o risco de retrabalho por falta de conhecimento técnico (que pode gerar multas fiscais). Quando você contrata uma consultoria como a AXS, você paga por um escopo fechado com data de entrega garantida. Não há surpresas. Na ponta do lápis, considerando a eficiência, a velocidade e a validação da auditoria, a consultoria especializada apresenta um custo-benefício muito superior e elimina o passivo de erros técnicos.
8. Um laudo de Avaliação do Ativo Imobilizado deve ser assinado somente por Engenheiros?
Resposta: Sim, obrigatoriamente. De acordo com a norma da ABNT (NBR 14.653), a determinação de valor de mercado, vida útil econômica e valor residual de bens (máquinas, equipamentos e imóveis) é uma atribuição técnica exclusiva de Engenheiros e Arquitetos.
Contadores registram os fatos; Engenheiros avaliam os bens. Se o seu laudo de avaliação (para fins de Impairment ou Venda) não tiver a Assinatura de Responsabilidade Técnica (ART) de um engenheiro credenciado no CREA, ele não tem validade legal e será rejeitado pela auditoria e bancos.
Sua empresa se enquadra em algum desses cenários? A gestão patrimonial não aceita amadorismo. Seja para migrar do Excel, realizar um inventário Base Zero ou atender a uma auditoria rigorosa, a AXS Consultoria Empresarial possui a tecnologia e a equipe de engenheiros e contadores pronta para resolver essa equação.
Entre em contato e descubra como transformamos ativos físicos em segurança contábil.
Data: 20/01/2026
