Por que sua empresa precisa de um sistema eficiente de gestão do ativo imobilizado? A visão de um auditor
Ao longo dos últimos anos, como auditor independente atuando em diversos setores da economia – da indústria ao comércio, passando pelos serviços –, tenho observado um padrão preocupante que se repete em muitas organizações: a gestão do ativo imobilizado ainda é tratada de forma secundária, fragmentada e, em alguns casos, perigosamente amadora. Essa negligência, que muitas vezes passa despercebida pela alta direção, representa um risco real e material à governança corporativa, à transparência contábil e, fundamentalmente, à confiabilidade das demonstrações financeiras. O controle patrimonial não é apenas uma formalidade ou um custo; é uma exigência técnica, legal e estratégica inegociável.
Gestão Patrimonial: Mais do que um Inventário Pontual, uma Necessidade Contínua
Muitas organizações, equivocadamente, acreditam que o controle do ativo imobilizado se resume à realização de um inventário físico eventual, uma "fotografia" estática do patrimônio em um dado momento. No entanto, a gestão patrimonial exige um processo contínuo, dinâmico e estruturado. Movimentações essenciais como aquisições, baixas, transferências entre unidades ou departamentos, reavaliações, manutenções preventivas e corretivas, e mudanças no estado de conservação dos bens devem ser registradas em tempo real, com evidências documentais robustas e total rastreabilidade.
Como auditor, já me deparei com inúmeras empresas que persistem em registrar seus ativos apenas em planilhas Excel. Essa prática, embora comum, é um verdadeiro calcanhar de Aquiles para a integridade dos dados. As planilhas, por sua natureza, não possuem trilhas de auditoria claras, não oferecem segurança contra perdas acidentais de dados (seja por erro humano, falha de hardware ou ataque cibernético), não controlam versões de forma eficaz e, principalmente, dependem exclusivamente da disciplina, do conhecimento individual e da memória de quem as administra. Tais controles manuais, além de frágeis e sujeitos a erros humanos, dificultam significativamente a realização de auditorias, aumentam os riscos de inconsistências fiscais, perdas patrimoniais ocultas e, em última instância, podem levar a penalidades severas por parte de órgãos reguladores. A falta de um backup automatizado e a vulnerabilidade à manipulação de dados são apenas a ponta do iceberg de problemas que as planilhas representam para uma gestão patrimonial séria.
A Importância Crítica de um Sistema de Gestão Patrimonial em Nuvem
Diante desse cenário de riscos e ineficiências, é imprescindível que as empresas, especialmente aquelas que buscam solidez e conformidade, adotem sistemas especializados que automatizem e organizem a gestão do ativo imobilizado. Um bom software patrimonial não é um luxo, mas uma ferramenta estratégica que deve ser capaz de:
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Realizar o cálculo automático da depreciação: Com base nas regras fiscais e contábeis vigentes, incluindo as complexas diretrizes do CPC 27 (Ativo Imobilizado) e do CPC 01 (Redução ao Valor Recuperável de Ativos - Impairment). Isso garante a precisão dos valores no balanço e a conformidade com as normas.
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Permitir o registro detalhado e individualizado dos bens: Com campos personalizáveis para valor de aquisição, data, localização física (por filial, departamento, centro de custo), número de tombamento, estado de conservação, vida útil estimada, valor residual, e histórico completo de movimentações e manutenções.
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Gerar relatórios gerenciais e contábeis com consistência e confiabilidade: Essenciais para a tomada de decisão estratégica, planejamento de investimentos (CAPEX), análises de rentabilidade e para atender às exigências de órgãos fiscalizadores.
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Ser multiusuário, com níveis de acesso e segurança da informação: Permitindo que diferentes colaboradores e departamentos (contabilidade, financeiro, manutenção, almoxarifado) colaborem na gestão, com permissões controladas para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados.
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Permitir anexos de documentos e fotos: A capacidade de vincular digitalmente notas fiscais, manuais, termos de garantia, contratos de comodato e fotografias do ativo fortalece as evidências em auditorias e centraliza todas as informações relevantes.
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Ser hospedado em nuvem (cloud-based): Eliminando a dependência de servidores locais, aumentando a mobilidade, a disponibilidade da informação e garantindo backup diário e a segurança dos dados contra perdas ou desastres.
AXS Consultoria Empresarial: Uma Solução Auditável e Robusta na Prática
Nesse contexto de exigências crescentes e riscos latentes, venho, como auditor, recomendar fortemente a adoção do software de gestão patrimonial desenvolvido pela AXS Consultoria Empresarial. Trata-se de uma ferramenta completa e diferenciada, concebida por profissionais com mais de 10 anos de experiência prática em projetos de inventário, avaliação e organização do ativo imobilizado em empresas de pequeno, médio e grande porte em todo o território nacional.
O diferencial dessa solução reside justamente em sua robustez técnica e em seu alinhamento inquestionável às melhores práticas contábeis e normas nacionais (como a ABNT NBR 14653 para avaliação de bens e os princípios da NBR ISO 55000 para gestão de ativos) e internacionais. O sistema da AXS permite não apenas controlar os bens de forma estática, mas também acompanhar suas movimentações com precisão cirúrgica, integrando documentos e facilitando a conciliação físico-contábil – um ponto essencial e frequentemente problemático em qualquer auditoria. A capacidade de gerar relatórios detalhados e com trilha de auditoria reduz significativamente o risco de materialidade e a necessidade de procedimentos adicionais por parte do auditor.
Além disso, a possibilidade de acessar o sistema de qualquer lugar, a qualquer hora, garante que todas as áreas da empresa possam colaborar ativamente com o controle patrimonial – do almoxarifado à controladoria, da manutenção ao departamento contábil. Isso fomenta uma cultura de responsabilidade e precisão em toda a organização.
O Papel Crucial do Gestor Patrimonial e o Suporte do Sistema
Outro ponto que frequentemente observo como auditor é a ausência de um responsável formal e capacitado pela gestão do ativo imobilizado. Essa função, quando não é bem definida e atribuída, costuma ser pulverizada entre setores sem a devida qualificação ou ferramentas adequadas. O resultado é uma base de ativos desorganizada, com registros desatualizados, e muitas vezes com bens em uso que sequer estão contabilizados ou rastreados.
Com o sistema da AXS Consultoria Empresarial, a empresa pode facilmente atribuir essa responsabilidade a um profissional ou departamento específico. O sistema, com sua interface intuitiva e funcionalidades abrangentes, dá o suporte necessário para que a gestão aconteça de forma fluida e técnica, mesmo sem depender exclusivamente do conhecimento contábil aprofundado de cada usuário. Ele atua como um guia, padronizando os lançamentos e garantindo a consistência das informações.
Benefícios Inquestionáveis para a Auditoria e para a Empresa
Do ponto de vista da auditoria, contar com um sistema como o da AXS Consultoria Empresarial traz benefícios concretos e mensuráveis:
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Redução do tempo e custo de auditoria: Já que os dados estão organizados, consistentes, com trilha de auditoria e facilmente acessíveis, agilizando os procedimentos de validação.
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Maior segurança nas demonstrações financeiras: Com uma base patrimonial confiável e auditável, o risco de distorções materiais é minimizado.
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Conformidade com as normas fiscais e contábeis: Evitando glosas, penalidades e passivos ocultos.
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Facilidade para testes de impairment, reavaliação e controle de mais-valia: O sistema fornece os dados necessários para a correta aplicação do CPC 01 e para a gestão de valores de reavaliação.
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Suporte robusto em processos de due diligence, fusões e aquisições: A agilidade e a confiabilidade das informações patrimoniais são cruciais nessas operações.
Já para a empresa, os ganhos vão muito além do compliance: com dados precisos e em tempo real sobre seus ativos, a gestão pode tomar decisões muito mais estratégicas sobre manutenção (prolongando a vida útil dos bens), investimentos (otimizando o CAPEX), alienações (maximizando o retorno) e até mesmo seguros (garantindo a cobertura adequada). O ativo imobilizado deixa de ser apenas um número contábil e passa a ser uma ferramenta de gestão real, um pilar para o crescimento sustentável.
Considerações Finais: O Controle Patrimonial Não Pode Mais Esperar
Estamos em uma era em que a informação precisa ser confiável, acessível e atualizada em tempo real. A gestão patrimonial baseada em planilhas e controles paralelos está irremediavelmente ultrapassada e representa riscos desnecessários e evitáveis para a organização. A auditoria exige dados sólidos, documentados e auditáveis – e o software de gestão patrimonial da AXS Consultoria Empresarial é uma solução que entrega tudo isso, e muito mais.
Minha recomendação como auditor é clara e enfática: implante um sistema que traga segurança, eficiência e transparência à sua gestão de ativos. E, nesse sentido, o sistema da AXS é uma escolha acertada, validada pela experiência de diversos clientes no Brasil e aprovada em auditorias de empresas nacionais e multinacionais.
Se sua empresa ainda não adotou uma solução profissional para a gestão do ativo imobilizado, essa é a hora de agir. Solicite uma demonstração gratuita por sete dias. O futuro da governança patrimonial da sua empresa começa com uma decisão inteligente.
AXS Consultoria Empresarial — Controle, eficiência e confiança na palma da sua mão.
AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos
Especializada em Organização Patrimonial – Placas de Identificação, Inventário Geral, Vistorias, Conciliação Físico x Contábil, Avaliação Patrimonial e a Confecção de Laudos Técnicos
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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor Executivo
Lucas Moreira Xavier de Sousa – Diretor Operacional
Leonardo Moreira Xaver de Sousa – Diretor Operacional
Data: 23/07/2025
