Especialistas em Ativo Imobilizado

Cuidados na contratação de Consultoria Especializada em Gestão Patrimonial

Dicas de especialistas!

Projetos de Inventário do Ativo Imobilizado como definir a melhor empresa para realizar?

696-07-2024

O objetivo desse artigo em hipótese alguma visa denegrir qualquer empresa ou profissional, entretanto, alertar empresários e gestores de detalhes importantes quando o assunto é um projeto patrimonial, ou seja, levantamentos, inventários, catalogações e avaliações do ativo imobilizado, seja esse projeto relativamente pequeno ou grande, envolvendo várias plantas e CNPJ’s.

Importante ter claro o que a empresa espera do Projeto Patrimonial.

Quando uma empresa por meio de sua direção, seus gestores ou contador, define a necessidade de colocar em prática um projeto patrimonial, seja ele completo ou parcial, é importante que os objetivos sejam claros com relação ao projeto, o que a empresa espera com a implantação do controle patrimonial, quais informações tem por objetivo obter, qual será o nível de controle do mesmo, haverá um gestor ou um administrador que irá fazer o acompanhamento mensalmente das movimentações ocorridas, e possíveis inventares rotativos para manter a acuracidade do projeto.

O projeto atenderá apenas o controle físico ou também contábil?

Um outro fator importante, é definir se o projeto irá atender apenas aos objetivos de controle físico ou também o controle contábil monetário, essa definição requer uma atenção especial, pois, o ideal é que a mesma seja informada no momento do planejamento do projeto, isso porque, caso o projeto tenha objetivos mais complexos as informações que vão ser catalogadas, deverão atender esses objetivos, do contrário a possibilidade de ocorrer ajustes após o inventário ou no decorrer, expõe a precisão e a qualidade de todo o levantamento, podendo assim não atender aos interesses e expectativas diante a falta de credibilidade.

Equipe da própria empresa ou uma Consultoria Especializada em Gestão Patrimonial?

Quando a alta direção define e autoriza a realização de um projeto de levantamento dos bens do ativo imobilizado, com certeza é discutido a possibilidade da realização do mesmo com a equipe própria, entretanto, é fundamental alguns cuidados nesta definição, pois, é muito comum empresas terem em seus quadros uma equipe enxuta, ou seja, que tem suas atividades pré-definidas que são realizadas ao longo de períodos, quando se desloca profissionais internos para a realização de projetos do ativo imobilizado, o levantamento, o inventário patrimonial, os mesmos deixam de realizar suas atividades para fazer parte de equipe ou de equipes, e é comum em muitos projetos os participantes terem que retomar suas atividades de origem, deixando assim de lado a composição da equipe de inventário, escalada inicialmente para o projeto patrimonial, dessa forma comprometendo a precisão e a continuidade do projeto, um outro ponto também que não pode ser desconsiderado é o conhecimento, tanto dos inventariantes quanto dos coordenadores quando o projeto é realizado pela equipe interna, pois, colocar em prática um projeto desta complexidade sem conhecer detalhadamente as etapas que o compõem é quase certo que na evolução do mesmo irão se deparar com possíveis obstáculos nos processos e é o que geralmente ocorre, e em grande parte dos projetos, os mesmos são abordados, ou seja, são finalizados sem a devida conclusão, dessa forma desperdiçando recursos financeiros, tempo e gerando certa frustração a todos envolvidos.

Alguns pontos importantes no processo de seleção da Consultoria Especializada em Gestão Patrimonial.

As informações a seguir são algumas das que a empresa deve se atentar ao definir uma empresa terceirizada especializada em gestão patrimonial:

Tempo de Mercado

Como em todas as áreas quando se busca uma empresa para realizar um projeto dessa complexidade, é importante conhecer a experiência que é adquirida ao longo de projetos desenvolvidos, ou seja, tempo de mercado que a empresa tem, é muito comum profissionais fazer em parte de uma empresa especializada e após algum tempo disponibilizar o serviço relatando uma experiência que não é comprovada na sua complexidade, ou seja, uma empresa com pouco tempo de mercado dificilmente vivenciou projetos dos mais diversos e também se deparou com obstáculos que necessitasse de conhecimentos adquiridos ao longo do tempo, para que possam ser utilizados para ajudar a resolver a situação ou o impasse.

O tempo de mercado realizando projetos por completo com certeza faz toda diferença na definição da empresa contratada.

Principais clientes

Outro ponto importante na definição da consultoria que irá realizar o levantamento patrimonial é a apresentação de seus principais clientes, além de informações de contato, com o telefone, e-mail, entre outras, isso porque, poder buscar essas referências dará mais tranquilidade a contratante e irá corroborar com as etapas de contratação da empresa, deixando assim o processo ainda mais seguro.

Metodologia de trabalho

Como em todas as áreas a metodologia de trabalho vem se atualizando ao longo dos anos, com isso utilizar ferramentas principalmente tecnológicas que dão velocidade e precisão a um projeto dessa complexidade pode fazer toda a diferença, e é importante obter essa informação.

Sem desmerecer, utilizar ferramentas como eram no passado com pranchetas, papéis e canetas, demonstra que a empresa não se atualizou, e isso poderá impactar no desenrolar e no desenvolvimento do projeto.

Qualificação dos gestores e diretores

Um ponto importante reconhecer o currículo dos gestores ou gerente de projetos que estarão coordenando o trabalho, e também da direção da empresa que será responsável pelo contrato, todo esse conjunto de informações com certeza fará com que a contratada e contratante, conversem de igual para igual em detalhes contratuais, informações técnicas e também alinhando prazos e responsabilidades.

Declarações de Capacitação Técnica e Certidões Negativas de Débitos

Uma vez obtidas as informações acima, é importante que a empresa visando dar maior segurança a definição da contratada, solicite também declarações de capacitação técnica, ou seja, documentos emitidos pelos clientes que comprovem que a empresa realizou projetos, que relatem o tamanho do projeto, os serviços executados, entre outras informações, tudo isso visa dar mais consistência ao processo de seleção da contratada, e também demonstrar o comprometimento e a capacidade técnica para que possa assumir o projeto em discussão junto à empresa.

Outro fator importante nesse processo, são as pesquisas de restrições financeiras e tributárias, isso para evitar que a empresa contratante realize antecipações de pagamento ou mesmo pagamentos parciais, e caso hajam processos ou restrições financeiras, isso venha comprometer o andamento do projeto contratado, dessa forma é fundamental entender toda a situação financeira e não simplesmente focar na capacitação técnica

Cuidado com orçamentos convidativos

Quando se participa de um processo de cotação entre empresas para realização de um projeto e as informações obtidas estão alinhadas com relação a logística, quantidade de itens, informações desejadas do projeto, o fator custo do projeto de forma geral não oscila tanto, é obvio que alguns detalhes podem ocasionar custo pouco superior de um em relação ao outro, e esse deve ser um ponto de atenção na contratação, evitando com isso orçamentos muito mais baixos, ou seja, valores muito próximo ao custo de realização, isso pode acarretar em projetos que não venham a ser concluídos, ou mesmo que tenham que ter aditamentos contratuais, complementando possíveis cálculos incorretos, ou até mesmo, discussões judiciais que com certeza trarão danos a contratante e poderão inclusive dificultar ou impossibilitar a realização do projeto dentro dos prazos desejados, e em muitas vezes condicionados a pareceres de auditoria, esse ponto requer uma atenção especial.

O suporte é um diferencial

O suporte ou a garantia de um projeto é um fator que deve constar na proposta e também no contrato de trabalho, um projeto é algo comum para a contratada, entretanto, para o contratante é um projeto que se realiza em alguns casos anualmente ou uma única vez, e com certeza diante dessa situação quando a equipe de Contabilidade ou Controladoria for questionada pela alta direção ou por empresas de auditoria, dúvidas com relação aos números cálculos, ao universo inventariado, ou mesmo aos conceitos poderão gerar incertezas e nesse momento poder contar com o suporte da empresa que realizou o projeto é algo que dar mais segurança a contratante.

Atualização Tecnológica com certeza agregará quando utilizada corretamente

A tecnologia quando utilizada corretamente agrega muito nas mais diversas áreas, e com certeza num projeto patrimonial pode fazer toda a diferença, então buscar saber qual ou quais ferramentas tecnológicas são utilizadas num processo de inventario e avaliação patrimonial é importante para que a contratante enriqueça ainda mais processo com informações técnicas para essa tomada de decisão.

Composição das equipes e o focal point

No desenvolver da discussão comercial da empresa que fará o projeto, é importante ter de forma clara a qualificação do gestor, ou seja, do gerente de projetos que irá conduzir e será o focal point para atender as demandas da empresa, seja com relação à equipe, a dúvidas técnicas, aos prazos, entre outras informações, assim um projeto é conduzido com gestores nas 2 pontas, contratante e contratada, visando dar objetividade e agilidade.

Propostas emitidas sem qualquer “surpresa”

De Posse das propostas, das documentações comprobatórias de referências comerciais, qualificação da equipe, da direção, pesquisas de restrições, é importante a realização de uma reunião para alinhamento e esclarecimento de dúvidas antes de se bater o martelo na definição da empresa, isso para que possíveis dúvidas em projetos sejam eles grandes ou pequenos, possa ser esclarecido antes da contratação evitando constrangimento para as partes, e esclarecimento de expectativas é um ponto importante.

O time e a qualificação da AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos

A AXS Consultoria Empresarial Divisão de Ativos, está no mercado de inventário e avaliação patrimonial há mais de 10 anos, realizando projetos com grande complexidade, em todo o território nacional, contamos com profissionais qualificados que continuamente buscam aprimorar-se no quesito tecnológico, atualização de normas e também da legislação. Nossos projetos são realizados em todas as etapas no que diz respeito ao ativo imobilizado e ao ativo intangível, realizamos: inventários, confecção das placas de identificação, conciliação físico contábil, saneamento das sobras, análise da base contábil, avaliação patrimonial do valor justo de mercado, da vida útil, do teste de recuperabilidade dos ativos, Impairment teste, avaliação para financiamentos, seguros, valuation, entre outras informações necessárias. Utilizamos ferramentas tecnológicas, aplicativos e softwares para todo esse processo e damos o devido suporte aos nossos clientes em casos de dúvidas, seja no momento dos ajustes contábeis ou posteriormente para esclarecimentos às empresas de auditoria ou outras informações que a empresa vem a necessitar, nossos trabalhos visam atender normas técnicas da ABNT do IBAPE e também da legislação contábil e o CPC01 e CPC27.

A direção da AXS Consultoria é formada por profissionais que vivenciaram carreira em grandes grupos empresariais como: Grupo Votorantim, Grupo CCE, General Eletric, entre outras empresas conceituadas e tem em seu quadro graduados em Ciências Contábeis, Engenharia de Produção e Engenharia Mecatrônica, além de formações complementares, Pós Graduação e MBA em Contabilidade Gerencial e Controladoria, Gestão de Negócios e Marketing Estratégico, tudo isso visando dar mais robustez e segurança aos projetos firmado entre as partes.

Entre nossos clientes podemos citar: