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Porque sua empresa deve ter o Controle dos Bens do Ativo Imobilizado?

682-03-2024

Nesse artigo vamos relatar os principais pontos da razão de empresas, independente do segmento, do porte, do regime tributário, sendo: lucro real, lucro presumido, ou simples, devem ter como parte integrante de sua Gestão o Controle Patrimonial, o Controle dos Bens do Ativo Imobilizado.

• O que é o Ativo Imobilizado?

Ativo Imobilizado é o conjunto de bens que tem por finalidade a operação da empresa, o Ativo Imobilizado é subdividido em grupos de contas contábeis, para que tenha uma melhor classificação e controle, além das tratativas definidas em instruções normativas da Receita Federal para o cálculo da depreciação mensal, abaixo podemos ver o conceito técnico referente ao que é o ativo imobilizado: “Segundo as principais normas de contabilidade, um ativo imobilizado é formado por bens tangíveis que devem ser utilizados por ao menos 12 meses para a produção de bens ou serviços, aluguel de terceiros ou para fins administrativos da própria empresa.”

• Como implantar o controle dos bens?

O primeiro passo para se implantar o controle dos bens, ou o controle patrimonial, é saber de fato o que a empresa busca com esse controle, esse controle será apenas para fins de administração física dos ativos, ou também para ser utilizado como um suporte um analítico da contabilidade, onde os bens serão administrados conta a conta, custo e depreciação acumulada e manterão-se atualizados periodicamente com as movimentações, tanto físicas quanto contábeis, na sequência, pode-se então definir o passo a passo para implantar o controle dos bens do ativo imobilizado, e a primeira ação nesse caso deve ser, definir o planejamento para a realização de um inventário geral, e esse planejamento deve ser detalhado etapa por etapa, buscando uma maior consistência na composição e controle do ativo imobilizado, etapas como as abaixo relacionadas, não podem deixar de fazer parte desse projeto:

• Quais ativos farão parte do levantamento
• Quais plantas serão devidamente inventariadas
• Placas de identificação
• Quais informações serão catalogadas nesse processo
• O trabalho de uniformização das bases
• O processo de conciliação físico X contábil ou extra contábil
• O saneamento das sobras identificadas
• O ajuste contábil para acertos dos saldos
• A avaliação patrimonial do valor justo e da vida útil
• O laudo conclusivo do projeto, com valores, ajustes e sugestões de controle.

• Há uma periodicidade para manter esse controle sob Gestão?

A gestão do ativo mobilizado, ou administração dos bens, deve ser algo contínuo, fazer parte do dia a dia de profissionais da área, e geralmente esses profissionais atuam com atividades simultâneas da Contabilidade e Controladoria. Manter o ativo mobilizado sob gestão requer atenção nas movimentações, e de forma geral, essas movimentações são:

• Aquisição de novos ativos, compra de bens
• Transferência de ativos entre departamentos, centro de custos, ou mesmo no caso de empresas que têm várias unidades, movimentação entre as mesmas
• Baixas de bens, essas podem ocorrer por diversas razões, perda, quebra, furto ou mesmo venda de ativos.

E é importante que toda essa movimentação, seja comunicada ao departamento responsável pela gestão, isso por meio de procedimentos implantados e sempre que possível ajustados diante das atualizações ocorridas no mercado e na empresa, e é importante também ressaltar que após toda essa movimentação atualizada no sistema ERP que faz a gestão dos bens, os mesmos deverão ser depreciados no sistema, e contabilizados no ERP de gestão contábil da empresa, para que assim, mantenha-se atualizado os saldos da depreciação acumulada, que tem basicamente como movimentação, as baixas de bens e a depreciação mensal.

• É uma exigência legal administrar o ativo imobilizado?

A gestão do ativo mobilizado sem dúvida é uma obrigação legal, principalmente para empresas tributadas pelo lucro real, que obtém o benefício fiscal com a depreciação mensal, e também as empresas de lucro presumido, pois as mesmas devem ter seus registros contábeis devidamente apurados e podem ser beneficiadas como credito do ICMS sobre aquisição de ativos (CIAP), apesar de empresas tributadas pelo simples não terem qualquer benefício fiscal com o controle do ativo mobilizado, com as atualizações na legislação e buscando o maior aperfeiçoamento da gestão contábil, faz se necessário também que empresas independente do regime tributário tenham os números devidamente administrados, e para isso não necessariamente é obrigatório que a empresa detenha um sistema de gestão patrimonial, o mesmo pode ser feito inclusive em planilhas Excel, o que não é aconselhável, mas não deixa de ser uma forma de gestão.

• Quais os benefícios em administrar o Imobilizado?

Um dos principais benefícios de se administrar o ativo mobilizado, é saber de fato como é composto o patrimônio da empresa, de forma detalhada a saber todos os itens que compõem o patrimônio empresarial, é óbvio que há outros benefícios inclusos, apurar mensalmente a depreciação fiscal e societária, saber quando questionado informações sobre o bem, data de aquisição, valor de aquisição, saber o volume de itens para ver de fato se há necessidade de novos investimentos, onde estão alocados, e também é óbvio por meio da avaliação do valor justo de mercado, saber o real valor do bem naquele momento, existem outros benefícios, que falaremos na continuidade desse artigo.

• Como os números do Imobilizado são apresentados na Contabilidade?

A contabilidade é formada pelo conjunto de contas distribuídas entre ativo e passivo além do resultado, o ativo mobilizado está registrado no grupo de contas ativo não circulante, e subdividido entre 2 grupos, custo de aquisição e depreciação acumulada, e os mesmos subdivididos em contas contábeis, como: edifícios e construções, terrenos, máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, veículos, obras em andamento, entre outras contas, que tem por objetivo de forma sumarizada reportar no Balanço Patrimonial os números do ativo mobilizado, e é importante estar claro que, os números apresentados no Balanço Patrimonial não podem ser evidenciados analiticamente caso a empresa não tenha o controle patrimonial, ou seja, a gestão dos bens que compõem cada uma das contas, por isso, é importante ter o razão auxiliar dos números apresentados na contabilidade, e esse razão auxiliar somente é possível de ser apresentado, caso a empresa coloque em prática na gestão patrimonial.

• É comum uma auditoria exigir esse controle?

Diante da política que vem ganhando espaço no meio empresarial, enaltecendo o valor de empresas, que é a governança corporativa, cada vez mais, podemos observar empresas buscando validar números da gestão e ações operacionais, por meio de certificações e também auditorias, e quando falamos em auditoria financeira e contábil, é muito comum vermos ressalvas, tanto em empresas privadas como públicas ou sociedade mista, relatando falhas ou inexistência da gestão do ativo imobilizado, diante disso, é muito comum gestores, contadores, e a alta direção buscar minimizar caso não consiga solucionar por completo, os pontos negativos com relação a gestão do ativo mobilizado apresentado nos papéis de trabalhos das empresas de auditoria, e quando falamos em auditorias, não falamos apenas das BIG4, esse ponto é comum em empresas de todos os portes, isso em razão do alto valor que o ativo imobilizado representa no Balanço Patrimonial.

• O que geralmente as auditorias questionam sobre o ativo imobilizado?

Abaixo vamos descrever os principais pontos que as empresas de auditoria reportam como ressalvas quando o assunto é ativo imobilizado:

• A realização do inventário físico de forma periódica
• A conciliação contábil comparando o físico inventariado com os números da contabilidade
• A realização de ajustes contábeis visando a manutenção dos saldos na contabilidade
• Levantamentos documental de notas fiscais de aquisição
• Cálculos da depreciação de amostra de ativos
• A realização da avaliação da vida útil dos ativos visando a utilização da depreciação societária
• A realização do teste de recuperabilidade, para se evitar que os números reportados no Balanço Patrimonial estejam superiores ao valor recuperável do ativo.

• Há necessidade de ter procedimentos para uma melhor assertividade na Gestão?

Quando empresas colocam em prática a realização de inventários patrimoniais, sejam para a implementação ou mesmo a atualização do controle patrimonial existente, é fundamental que a questão dos procedimentos sejam revisados caso existam ou implantados, para que a empresa possa ter assertividade no controle dos bens do ativo imobilizado, é óbvio que a implantação de procedimentos deve ser de tempo em tempo revisada, diante das mudanças que ocorrem no mercado e na operação da empresa, mais uma vez redigidos, os procedimentos devem ser distribuídos aos gestores, e os mesmos formalizar aos seus colaboradores a necessidade da realização, e esses procedimentos devem contar entre outros fatores, com a comunicação ao departamento de gestão patrimonial, de qualquer movimentação ou danos em ativos, além do zelo pelos mesmos visando a manutenção do patrimônio da empresa e fortalecer a cultura de gestão patrimonial.

• A Avaliação dos Ativos é também uma obrigação legal?

Avaliação do ativo imobilizado quando realizada por especialistas, costuma ser rica em informações, e dentre essas informações podemos citar:

• Avaliação do valor justo de mercado
• Avaliação do valor em uso
• Avaliação forçada
• Avaliação para seguros
• Avaliação da vida útil determinada e da vida útil remanescente

entre outros pontos no quesito avaliação, entretanto, a legislação 6.404/76, determina que periodicamente a empresa deve realizar a avaliação do valor recuperável, e na sequencia realizar o teste de recuperabilidade ou também conhecido como impairment teste, essa acaba sendo a única avaliação obrigatória, essa avaliação tem por objetivo evitar distorções nos números apresentados no Balanço Patrimonial.

• O que é o Teste de Recuperabilidade (impairment)?

O teste de recuperabilidade é uma exigência legal, segundo a lei 6404/76, complementado pela lei 11-638/07, onde empresas devem realizar periodicamente, ou seja, ao menos uma vez ao ano, a realização desse procedimento, o teste de recuperabilidade tem por objetivo a comparação do valor líquido contábil, ou seja, o valor de aquisição de um ativo, deduzido da depreciação acumulada, e também de ajuste de recuperabilidade de exercícios anteriores, comparando com o valor recuperável de um ativo, o valor recuperável de um ativo é obtido por meio de 2 avaliações, geralmente o valor justo de mercado, que é obtido por meio da similaridade, e também o valor em uso, que é obtido por meio de análises da capacidade da empresa de gerar riqueza com o ativo, o maior entre o valor justo de mercado e o valor em uso, será chamado de valor recuperável, e esse caso esteja inferior ao valor contábil líquido, a empresa deverá realizar ajustes contábeis que chamamos ajuste de impairment, e de forma geral, esses ajustes visam reduzir o valor do ativo imobilizado em contrapartida com o resultado, em alguns casos específicos, a contrapartida pode ser o patrimônio líquido da empresa, mas cabe atenção no momento de contabilizar, de registrar contabilmente o ajuste de impairment.

• Uma empresa pode ser penalizada pela falta do Teste de Recuperabilidade?

A legislação é clara quanto a obrigatoriedade de empresas em realizar o teste de recuperabilidade, entretanto, não é comum vermos empresas serem autuadas com relação a esse ponto, mas entendemos, que a maior penalização que uma empresa pode ter com a falta do teste de recuperabilidade, é quando acionistas ou investidores questionam a realização do teste para entender se os números do Balanço Patrimonial estão condizentes com as práticas de governança corporativa, e a resposta demonstra a falta de compromisso com essas políticas de governança, diante disso, é fundamental que a empresa coloque em prática periodicamente, mesmo que não ocorram ajustes, mas os testes foram realizados visando a credibilidade dos demonstrativos contábeis.

• O que é a Vida Útil de um Ativo e porque utiliza-la?

A vida útil de um ativo de forma geral é obtida por meio de definições técnicas, geralmente grupos de contas, ou mesmo subgrupos definem a expectativa de vida útil de um bem, mas é importante atentar se que existe a vida útil determinada, remanescente e também a vida útil definida com base nas instruções normativas da Receita Federal, que de forma simplista, definiu a vida útil de ativos para serem utilizadas como base de depreciação apenas por grupo de contas, a seguir vamos exemplificar cada uma delas:

• A vida útil determinada é obtida por meio de tabelas técnicas em entidades que normatizam os procedimentos técnicos de avaliação e engenharia, por meio dessas tabelas, é possível com base na classificação do bem, se chegar a vida útil estabelecida por meio de aproximação do item em avaliação.
• A vida útil remanescente é obtida por meio do processo de avaliação onde o bem análise, tem definido sua vida útil determinada e também estabelecido seu período de utilização ou estado de conservação do mesmo, para então definir a vida útil remanescente, por aritmética.
• A Vida Útil determinada pela receita federal, tem por objetivo unicamente, definir as taxas de depreciação que devem e podem ser utilizadas com seus limites para a apuração da depreciação mensal ou anual, que será então deduzida na base de cálculo do imposto de renda e da contribuição social, caso a empresa seja tributada pelo lucro real.

• Como faço para organizar o Ativo Imobilizado de uma empresa que não tem os documentos fiscais de aquisição?

Essa situação de não ter os documentos fiscais, que comprovam a existência de forma detalhada dos bens do ativo mobilizado em empresas, é algo que acaba sendo comum quando realizamos projetos em empresas dos mais diversos segmentos, a forma correta para se manter a gestão, não há dúvidas que é mediante a nota fiscal de aquisição dos bens, entretanto, uma vez sem esse material/documento, a empresa não pode e não deve caminhar com a gestão sem colocar a “casa em ordem”, para isso é importante definir estratégias e o planejamento para se realizar um inventário geral, detalhando todos os bens que compõem o ativo imobilizado da empresa, catalogando as mais diversas informações, e também apurando por meio de avaliação patrimonial, o valor justo de mercado, e também o valor de reposição dos ativos, dessa forma, será possível registrar o valor do custo e também da depreciação acumulada dos ativos, e a partir dessa data qualquer nova aquisição ou baixa, deverá ser ajustada na contabilidade, e um ponto que não podemos deixar de ressaltar é que, esse ajuste pode ser feito pela equipe de contabilidade, como uma tratativa de Balanço de inicialização, entretanto, cabe ao contador essa definição, um outro ponto importante, é que os bens que foram avaliados e que não têm a documentação fiscal podem depreciar mensalmente, com base na depreciação societária, mas cabe a atenção, que essa depreciação não pode ser utilizada para dedução do imposto de renda e da contribuição social de empresas tributadas pelo lucro real, é vedada essa possibilidade de benefício fiscal, a empresa somente terá direito a dedução da depreciação, na apuração dos impostos com os bens que são de sua propriedade, amparados pelo documento fiscal.

• Posso me beneficiar da Depreciação após o levantamento dos bens do Ativo Imobilizado?

Como relatado anteriormente, após a ao levantamento dos bens do artigo mobilizado no processo de inventário patrimonial, a empresa pode trabalhar com 2 depreciações distintas, a depreciação fiscal aceita pela receita federal para dedução do imposto de renda e da contribuição social, e a depreciação societária que pode ser contabilizada e tratada como indedutível na apuração dos impostos, entretanto, com grande valor para gestão, pois relata a depreciação técnica baseado no valor justo e na vida útil de cada ativo, essa depreciação é fundamental para empresas que têm claro o processo de apuração dos custos, de produtos e serviços, esta deve fazer parte desse processo.

• Organizar o Ativo Imobilizado com equipe Própria ou Consultoria Especializada em Levantamentos Patrimoniais, qual a diferença?

A definição da equipe que irá conduzir o processo de levantamento dos bens do ativo imobilizado, é algo fundamental num processo de planejamento quando a empresa ainda está por definir, o que será levantado, onde serão apuradas informações, e quais informações serão catalogadas, de forma geral, é comum vermos empresas buscando uma redução de custos, ao colocar a equipe própria para realizar o levantamento dos bens do ativo imobilizado, entretanto, na grande maioria das vezes, é comum ouvirmos relatos de gestores, que tiveram o projeto abordado, e em alguns casos concluídos porém sem a credibilidade devida a um projeto dessa importância.

Caso a empresa não tenha em seu quadro de colaboradores, profissionais qualificados e capacitados para realização de um projeto dessa amplitude, como é o caso do inventário do ativo imobilizado, é fundamental buscar o auxílio de consultorias especializadas em gestão patrimonial, para que então, possa ser desenhado todo o projeto, dando importância a cada uma das etapas que fazem parte e que deverão fazer parte, diante das necessidades da empresa com o controle patrimonial, com certeza empresas que já realizaram projetos dos mais diversos, poderão agregar muito na concretização dessa etapa.

• O que é inventário cíclico?

O inventário cíclico, também conhecido como inventário rotativo, é um procedimento muito utilizado em empresas que tem por objetivo validar a eficácia de procedimentos, e que também buscam manter seus números controlados, dessa forma, definem aleatoriamente períodos para a realização de inventários parciais, ou seja, no caso do ativo imobilizado inventários de um percentual dos bens, ou mesmo, em unidades ou centros de custos, dessa forma relatórios são gerados do sistema e são validados ou auditados fisicamente, para que caso sejam identificadas inconsistências, as mesmas sejam apuradas e cobradas dos gestores responsáveis pelos bens não identificados, e então, ajustes serão feitos e ponto com ressalvas serão relatados a direção ou a gerência, para que providências sejam tomadas quanto a cultura de gestão patrimonial.

• Para a realização do Inventario do Ativo Imobilizado a empresa deve estar inoperante?

Diferentemente do inventário dos estoques a realização de um inventário geral do ativo imobilizado em empresas, não requer que a empresa esteja totalmente sem atividades durante o período do levantamento dos bens, é importante que o planejamento tenha essa informação, e também aponte departamentos ou setores que requer uma tratativa diferenciada, com relação aos horários de realização, muito comum acontecer em alguns segmentos como: hospitais e escolas, que as áreas a serem inventariadas requer uma previsibilidade, em razão da sua utilização, ainda assim, o inventário dos bens do ativo mobilizado pode ser realizado com a empresa em operação.

• Qual o impacto dos ajustes do Ativo Imobilizado pós Inventário?

Os ajustes de inventário ocorrem de forma geral após todo o processo de levantamento e conciliação físico x contábil, é obvio que após o saneamento das sobras identificadas, de forma geral, quando a empresa tem por cultura a realização periódica de inventários, os ajustes são quase que insignificantes, isso porque, além de um melhor controle, há também procedimentos implementados, entretanto, há casos de empresas que ficam anos sem realizar um inventário geral, dessa forma, procedimentos ficam ultrapassados e os números reportados nos demonstrativos contábeis perdem a eficácia, e quando se deparam com um inventário geral após todo o processo de conciliação e saneamento, os ajustes acabam sendo relevantes, e em muitos casos gestores e contadores, relutam em efetivar esse registro, que por regra geral, deve ser contabilizado ajustando as contas patrimoniais aos resultados, e assim dar continuidade a gestão patrimonial reportada no Balanço Patrimonial, dessa vez com números corretos.

• Somos a AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos!

A AXS Consultoria Empresarial Divisão de Ativos, está no segmento de gestão do ativo imobilizado há mais de 10 anos, com projetos realizados em todo o território nacional, em empresas dos mais diversos segmentos de atuação, e também de porte pequeno, médio e grande, nossos trabalhos são realizados com base em normas técnicas da ABNT e IBAPE, respeitando também a legislação contábil 6.404/76 e 11.638/07 e os CPC’s, CPC01 e o CPC27, tudo isso sendo conduzido por uma equipe de profissionais com vasta experiência na gestão patrimonial.

Entre em contato, vamos discutir o projeto patrimonial de sua empresa!

Data: 17/03/2024