Planilhar Ativos no Excel não é fazer Gestão Patrimonial!
Quando falamos de Asset Management em pequenas e médias empresas (SMEs), ainda é muito comum encontrar gestores que utilizam Excel spreadsheets como principal ferramenta para controlar o Ativo Imobilizado. A justificativa quase sempre é a mesma: economia de recursos.
De fato, o Excel pode parecer, em um primeiro momento, uma solução rápida e de baixo custo. Entretanto, manter o controle patrimonial apenas em planilhas é uma medida limitada, que pode até servir como short-term strategy, mas que se torna arriscada no médio e longo prazo.
A gestão patrimonial moderna exige muito mais do que uma tabela com aquisições. Requer processos organizados, informações auditáveis e consistentes, registros fotográficos, anexos digitais, inventários periódicos e integração com a realidade da Corporate Governance.
Por que o Excel não é suficiente para gerir o Ativo Imobilizado?
- Limitação de dados
As planilhas permitem inserir descrição, valor de aquisição e, no máximo, uma fórmula de depreciação. Mas e os anexos de Notas Fiscais (invoices)? E as fotos de cada item? E os laudos técnicos? O Excel não foi criado para consolidar esse tipo de informação. - Risco de inconsistências
Qualquer alteração manual em uma fórmula ou célula pode gerar um erro invisível, comprometendo todo o resultado. Diferente de um Asset Management Software, uma planilha não é auditável e não garante data integrity. - Controle descentralizado
Em muitos casos, departamentos diferentes utilizam versões distintas de planilhas, sem integração. Isso gera duplicidades, informações desatualizadas e perda de tempo. - Baixa segurança
Arquivos salvos em computadores locais ou pen drives podem ser facilmente apagados, corrompidos ou esquecidos. Diferente de sistemas em cloud computing, que garantem back-up diário e acessos multiusuário.
Organizar de fato faz toda a diferença
Para empresas que buscam crescer, captar investimentos ou se preparar para auditorias, organizar o controle patrimonial é essencial.
A Gestão Patrimonial permite responder a perguntas simples, mas estratégicas:
- What assets do we really own?
- Where are they located?
- What is their current condition?
- Are they properly depreciated according to accounting standards (CPC 27, IFRS)?
Sem esse nível de organização, empresas ficam vulneráveis, seja para os auditors, para potenciais investidores ou até para situações de due diligence em processos de fusão ou aquisição.
Software de Gestão Patrimonial: o próximo passo
Não basta apenas planilhar aquisições. É necessário ir além. Um Asset Management System traz diferenciais competitivos que o Excel jamais poderá oferecer:
- Registro completo de purchase details (data, fornecedor, invoice number);
- Upload de photos e PDF files diretamente no cadastro do bem;
- Relatórios automáticos de depreciation calculation;
- Multiuser access com diferentes níveis de permissão;
- Controle do estado de conservação e histórico de manutenções (maintenance records);
- Inventários rotativos para validar a existência física do ativo;
- Integração com auditorias e práticas de Corporate Governance.
Esse conjunto de recursos garante não apenas organização, mas também credibilidade para a empresa diante do mercado.
Procedimentos claros: consistência e segurança
Outro ponto crítico é a padronização de processos. A Gestão Patrimonial não deve ser interpretada apenas como uma exigência contábil. Ela é, antes de tudo, uma ferramenta de Risk Management e de valorização da empresa.
Ao adotar um software, a empresa passa a ter:
- Consistent information flow entre áreas;
- Relatórios padronizados que atendem normas como CPC 01 (Impairment Test) e CPC 27 (Fixed Assets);
- Compliance com auditorias externas, inclusive Big Four Auditors;
- Melhor preparação para certificações como ISO 55001 e ABNT 14653.
Empresas auditadas, certificadas ou em busca de investimentos
Se a sua empresa é auditada, tributada pelo Lucro Real, busca certificações de qualidade ou até mesmo pretende receber um investment round, o controle patrimonial é indispensável.
Investidores e fundos de private equity olham com atenção para a forma como a empresa trata seus ativos. Uma gestão patrimonial eficiente é prova de maturity in Corporate Governance. Já a ausência desse controle pode representar risco e reduzir o valuation em negociações.
Inventários rotativos: validação e evidência
Outro diferencial de um sistema patrimonial é a possibilidade de realizar inventários rotativos. Essa prática confirma periodicamente a existência física dos ativos e valida os processos da empresa.
Além disso, permite identificar obsolescence, extravios e ativos em duplicidade, corrigindo inconsistências antes que elas se tornem problemas maiores.
O Excel deve ser apenas a partida inicial
O Excel pode até ser o primeiro passo, mas não deve ser o único. Empresas que pretendem crescer precisam rapidamente migrar para soluções profissionais.
Ignorar isso é assumir riscos que vão desde a perda de informações, erros de cálculo, inconsistências em auditorias, até dificuldades para atrair investidores.
Conheça o sistema de gestão de ativos da AXS
Pensando especificamente em pequenas e médias empresas, a AXS Consultoria Empresarial desenvolveu um Asset Management Software em cloud computing, auditável, com daily back-up e multiuser access.
Entre as principais funcionalidades:
- Cadastro completo de informações do ativo;
- Depreciação automática conforme normas contábeis;
- Relatórios exportáveis em Excel e PDF;
- Registro de histórico de manutenção e estado de conservação;
- Upload de notas fiscais, fotos e documentos;
- Suporte técnico especializado;
- Planos flexíveis e de baixo custo.
Governança corporativa para PMEs
Muitos gestores acreditam que Corporate Governance é um conceito distante, aplicável apenas a grandes corporações. Mas a realidade é outra: pequenas e médias empresas que estruturam seus processos desde cedo têm mais chances de crescer de forma sustentável e conquistar investidores.
Adotar um Asset Management Software é um passo estratégico rumo a uma gestão moderna, organizada e valorizada pelo mercado.
Conclusão
Controlar ativos no Excel não é Gestão Patrimonial. É apenas uma tentativa de organização inicial, válida para empresas que estão começando, mas insuficiente para aquelas que buscam crescer com solidez.
A Gestão Patrimonial é um pilar de Governança Corporativa, essencial para empresas auditadas, certificadas, em busca de investimentos ou simplesmente preocupadas em preservar e valorizar seu patrimônio.
O caminho é claro: migrar para um Asset Management System, registrar informações completas, documentar aquisições, monitorar estados de conservação, realizar inventários rotativos e manter um fluxo de informações seguro, confiável e auditável.
Com a AXS Consultoria Empresarial, a sua empresa terá um sistema acessível, desenvolvido para pequenas e médias empresas, que entrega reliability, compliance e cost-effectiveness.
Se você ainda controla seus ativos em planilhas, saiba: está na hora de dar o próximo passo. O futuro da sua empresa agradece.
Palavras-chave SEO sugeridas: gestão patrimonial, ativo imobilizado, asset management software, controle patrimonial, governança corporativa, inventário patrimonial, auditoria, CPC 27, CPC 01, software de gestão de ativos, sistema patrimonial em nuvem, auditoria Big Four, Excel ativos.
Contato: (15) 98815-1487 | contato@axsconsultoria.com.br | www.axsconsultoria.com.br
Data: 24/08/2025
