O Inventário do Ativo Imobilizado não pode ignorar os Bens em Poder de Terceiros
750-05-2025
Realizar um inventário geral do ativo imobilizado (fixed assets inventory) exige muito mais do que simplesmente identificar os bens visíveis dentro da empresa. Um dos maiores riscos para a confiabilidade do controle patrimonial (asset control) é ignorar os bens em poder de terceiros – ativos que estão fora da planta, como equipamentos em manutenção, máquinas em comodato, bens cedidos a clientes ou alocados em obras, contratos ou projetos externos.
Palavras-chave essenciais:
inventário de ativos, controle patrimonial, bens em poder de terceiros, gestão do ativo imobilizado, consultoria patrimonial, auditoria de ativos, circularização patrimonial, ativo fixo, ativos móveis, razo auxiliar patrimonial, emplacamento de ativos, inventário físico, normas CPC, compliance patrimonial, inventário auditável.
Empresas que negligenciam esse grupo de ativos comprometem a integridade do inventário físico-financeiro (physical-financial inventory), correm risco de passivos ocultos e ainda podem ter prejuízos patrimoniais irreversíveis. A AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos, com atuação nacional e projetos validados por auditorias externas (inclusive Big Four), reforça que um inventário só é completo quando inclui todos os ativos físicos da empresa — estejam eles dentro ou fora de suas dependências.
1. O planejamento de um inventário de sucesso
Um projeto de asset inventory eficaz começa com planejamento patrimonial estruturado. Nessa fase, são definidos o escopo do trabalho, os locais de levantamento, os critérios de capitalização e de emplacamento, a metodologia de coleta de dados e, principalmente, como serão tratados os ativos em campo e fora da unidade matriz.
A ausência de um plano estruturado leva a falhas na apuração da base patrimonial, distorções nos relatórios gerenciais de ativos e atrasos na entrega dos outputs do projeto. O planejamento também deve prever a inclusão de KPIs patrimoniais, como:
- número de bens inventariados por local;
- taxa de aderência físico x contábil (reconciliation rate);
- taxa de atualização cadastral dos ativos (asset register update rate).
2. Cronograma e etapas bem definidas (project timeline)
Cada etapa do inventário deve estar prevista em um cronograma técnico (timeline), com marcos definidos (milestones) e responsáveis atribuídos. O uso de indicadores permite monitoramento em tempo real do avanço do projeto.
O inventário deve ser conduzido em fases como:
- coleta física e fotográfica (on-site data collection);
- etiquetagem de ativos (asset tagging);
- conciliação contábil (fixed assets reconciliation);
- relatórios finais com indicadores, fotos e dados organizados por centro de custo.
3. Responsabilidades da contratante e da consultoria
Para garantir um projeto eficiente, a distribuição de responsabilidades deve ser clara. A contratante fornece dados prévios, libera acessos físicos e indica os focais locais. A consultoria patrimonial, como a AXS, executa a metodologia, coleta os dados, realiza o data cleansing, aplica emplacamento físico e gera o razo auxiliar patrimonial (fixed asset subledger), com dados analíticos para conciliação contábil.
4. O emplacamento como garantia de controle (asset tagging)
O emplacamento patrimonial é uma das etapas mais importantes e técnicas do inventário. As tags patrimoniais devem conter:
- código de barras ou QR Code;
- numeração única do bem;
- centro de custo;
- localização;
- material resistente conforme o ambiente.
Esse processo fortalece o compliance patrimonial, garante a rastreabilidade e evita duplicidade ou perdas de ativos. A AXS utiliza etiquetas em alumínio, poliéster, inox ou RFID, adaptadas à realidade de cada cliente.
5. Bens em poder de terceiros: prioridade máxima
Não se pode tratar os bens em poder de terceiros como etapa secundária. Esses ativos representam um risco oculto. Ignorá-los compromete o resultado do levantamento patrimonial, gera inconsistência nos relatórios e pode levar à perda de patrimônio.
Termos técnicos relevantes:
third-party assets, external asset control, field verification, asset confirmation via circularization, asset loan tracking.
Empresas que não acompanham seus bens cedidos estão expostas a perdas, fraudes e apontamentos em auditorias. Na metodologia da AXS, esses ativos recebem tratamento prioritário e controle estruturado.
6. Relevância dos ativos fora da planta
Equipamentos em poder de terceiros geralmente são estratégicos ou de alto valor, como:
- máquinas em obras;
- equipamentos em comodato;
- bens em manutenção externa;
- veículos ou instrumentos de campo.
Esses ativos devem ser inventariados com o mesmo rigor dos ativos internos, garantindo visibilidade e controle gerencial completo.
7. Ajustes pós-inventário e impactos
Após o levantamento, os dados são utilizados para:
- baixas contábeis;
- ativações retroativas;
- reclassificações de contas contábeis;
- ajustes de vida útil (useful life assessment);
- conciliação físico-contábil.
Caso os bens em poder de terceiros sejam desconsiderados, os ajustes pós-inventário ficam distorcidos, comprometendo a transparência contábil e gerando riscos para o fechamento do exercício e apuração de impostos.
8. Circularização ou inventário em campo?
A validação dos ativos externos pode ser feita por:
- inventário físico em campo (presencial);
- ou por circularização patrimonial (documento de confirmação com assinatura do responsável no terceiro e fotos).
Ambas as metodologias são válidas, e a AXS aplica protocolos de validação por tipo de ativo, localização, valor contábil e grau de risco.
9. Por que contratar uma consultoria especializada?
Um projeto dessa magnitude exige:
- conhecimento técnico em CPC 27 e legislação fiscal (Lei 6.404/76, 11.638/07);
- uso de tecnologia;
- equipe treinada em coleta e validação;
- plataformas de controle patrimonial (com integração ERP, Excel ou software dedicado).
A consultoria patrimonial assegura que os dados sejam auditáveis, confiáveis e prontos para decisões gerenciais e para compliance contábil.
10. AXS Consultoria Empresarial – referência nacional
A AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos é reconhecida nacionalmente como uma das melhores empresas para:
- inventário físico do ativo imobilizado;
- controle de bens em poder de terceiros;
- avaliação patrimonial;
- conciliação contábil com razão auxiliar.
Projetos realizados pela AXS são aceitos e validados pelas principais auditorias externas, com histórico de excelência em empresas dos setores industrial, logístico, hospitalar, alimentício, educacional e tecnológico.
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Data: 04/05/2025
