O Controle do Ativo Imobilizado administrado com foco em decisões!
707-11-2024
- O Inventario Geral realizado periodicamente
Quem tem por objetivo ter o controle de algo, tem que realizar a gestão e essa deve ser em tempo integral, ou seja, constantemente estar em funcionamento, quando falamos com relação ao Ativo Imobilizado não é diferente, a gestão requer entre outras ações, a realização periódica de um inventário geral e esse deve antes de ser colocado em prática, planejado com detalhes atendendo as particularidades da empresa, e realizado a cada 24 meses, entretanto, um prazo ideal é em12 meses, e sua abrangência deve ser por completo, evitando distorções nas análises.
- A atenção na Gestão dos Ativos em Poder de Terceiros
Quando se coloca em prática o inventário geral do Ativo Imobilizado, é importante no processo de planejamento envolver profissionais que estão nas plantas ou nas unidades da empresa envolvidos com a movimentação de ativos há alguns anos, isso para que possam agregar sugestões a esse processo, e possam também relatar a alocação de ativos em poder de terceiros, sejam esses, clientes, fornecedores ou mesmo em processos de manutenção ou upgrades. Acaba sendo um grande erro em empresas, que quando colocam em prática o inventário geral, “atropelam” essa etapa e deixam de fora ativos muitas vezes com grande representatividade monetária sem que sejam inventariados, e em alguns casos os mesmos são esquecidos de todo esse processo, e quando na empresa ocorre uma rotatividade grande de profissionais, é comum evidenciarmos que ativos são perdidos, pois foram enviados a terceiros e não foram controlados como deveriam ser, nem tão pouco inventariados num processo de levantamento patrimonial, e acabaram sendo desconsiderados e não mais fazendo parte do patrimônio empresarial, uma perda grandiosa que gestores não podem aconteça em suas empresas. O processo de inventário de Ativo Imobilizado em poder de terceiros, deve fazer parte do projeto de inventário geral, e esse levantamento pode ser realizado com a evidenciação local e caso a logística seja um fator que venha a dificultar ou o volume de bens e seus valores não sejam tão representativos, esse inventário pode ser realizado por meio do processo de circularização, um procedimento que quando bem estruturado é validado e aceito pelas principais empresas de auditoria.
- O processo de conciliação pós inventario e os possíveis impactos dos ajustes no resultado empresarial
Quando uma empresa não tenho Controle Patrimonial implementado, ou o mesmo faz parte da gestão empresarial, entretanto, está há anos sem a realização de um inventário geral, é quase certo que em razão das movimentações ocorridas, entre elas podemos citar: aquisições, baixas e transferências, ocorrerá a necessidade de ajustes após todo o processo de conciliação físico versus contábil, isso é natural que ocorra nas empresas de forma geral, mas ainda assim, é comum vermos gestores procrastinando a realização de todo esse levantamento com a preocupação do risco e dos impactos desses ajustes pós inventário no resultado da empresa, e com certeza na grande maioria, os números são altos quando há um espaçamento grande entre um inventário e outro, e também quando a empresa não se atenta na revisão e validação dos procedimentos existentes com relação a gestão do Ativo Imobilizado, isso com certeza, quando realizado de forma eficiente tem por finalidade mitigar ou minimizar os impactos de perdas e possíveis ajustes no resultado da empresa, o que pode gerar uma atenção maior por parte do alto escalão quando analisam os demonstrativos contábeis.
- A conciliação por atributos visando minimizar os ajustes
A conciliação do ativo mobilizado após a realização de um processo de inventário patrimonial é uma etapa que não pode ser deixada de lado, mas ainda assim em algumas empresas por falta de conhecimentos técnicos acabam desconsiderando-a, processo de conciliação físico versus contábil visa após o levantamento de campo validado, ajustar os números da contabilidade com o que foi catalogado fisicamente, dessa forma, cruzar as informações é fundamental e com certeza após o primeiro processo de conciliação, onde as informações iguais e correspondentes são associadas, é importante que a conciliação por atributos seja realizada, e essa tem por finalidade minimizar ao máximo o efeito nos ajustes contábil pós conciliação. A conciliação por atributos visa apontar a correlação de bens com as mesmas características, sejam elas na descrição ou em seus complementos, sem contudo que tenham a precisão da primeira etapa do processo de conciliação, mas ainda assim quando realizado de forma profissionalizada, os bens conciliados por meio de atributos podem ser auditados e validados, permitindo assim que tanto as sobras físicas quanto as contábeis tenham sido depuradas ao máximo por meio desse saneamento, para que então possam ser ajustadas.
- A Avaliação do Valor Justo e da Vida Útil como ferramenta para decisões
A legislação brasileira em sua amplitude deixa com que a interpretação de especialistas quando falamos com relação a contabilidade, a possibilidade de uma dualidade no entendimento de realizar ou não o ajuste do Ativo Imobilizado ao valor justo de mercado, entretanto, independente de poder ajustar os números da contabilidade ou não, ter essas informações do valor justo, da avaliação forçada, e também a vida útil dos ativos, determinada e remanescente, são informações fundamentais para gestores comprometidos com a tomada de decisão, é notório que os números apontados no Balanço patrimonial subdividido por suas contas contábeis reportam informações dos ativos, entretanto, em razão dos mesmos fazerem parte da empresa alguns exercícios, com certeza essas informações acabam por distorcer a análise para a tomada de decisão, dessa forma, ter informativos extra contábeis que reportam o valor mais próximo da realidade sem o efeito da depreciação ao longo dos anos poderá auxiliar executivos e gestores em suas decisões, e para isso é fundamental ter essas avaliações e atentar-se que as avaliações devem ser atualizadas periodicamente para que tenham a eficiência, e sejam apontadas de acordo com o estado de conservação de cada ativo, e um ponto importante é que essa decisão não necessita que todos os ativos estejam devidamente avaliados, mas que os ativos com maior valor agregado façam parte dessa seleção.
- Inservíveis ou obsoletos, é possível inventariar e avaliar? Qual o benefício?
Num processo de inventário geral do Ativo Imobilizado é natural como em todas as decisões empresariais que o foco seja nos ativos que serão utilizados pela empresa, isso visando otimizar os custos desse projeto, entretanto, quando a empresa acaba por deixar sem inventariar e também sem avaliar os bens considerados por ela ou por seus profissionais como inservíveis ou obsoletos, pois já não tem mais a utilidade ou a finalidade alinhada com os objetivos da empresa, de forma geral esses ativos ou mesmo sucatas ficam segregados, e em alguns casos amontoados tomando espaço e se deteriorando ao longo do tempo, isso porque não foi devidamente catalogados e avaliados, para que a decisão de disponibilizá-los ao mercado fosse tomada, seja por meio de venda ou mesmo uma doação. É fundamental que apesar desses itens não mais fazer em parte dos objetivos empresariais, que os mesmos sejam relacionados, catalogados e avaliados por meio da avaliação forçada, e a empresa possa dar um destino aos mesmos, gerando com isso uma receita por menor que seja, e por consequência limpando sua base física e também contábil para que possa então definir a necessidade ou não de novos investimentos.
- O mapa dos ativos por planta, a logística da Gestão Patrimonial.
Após todo o processo de levantamento patrimonial, a catalogação detalhada dos ativos inclusive com acessório da foto digitalizada, e os ativos distribuídos por centros de custos e também por unidades, é possível que a empresa tenha todo esse mapa dentro de seu sistema de gestão patrimonial ou mesmo numa planilha de Excel, e dessa forma possa tomar decisões quanto ao ativo investido por unidade ou por cento de custos, e a capacidade de gerar receita, gerar lucro de cada uma dessas unidades, é importante que gestores utilize essa ferramenta como uma espécie de logística para validar a gestão patrimonial. Utilizar a ferramenta do Controle Patrimonial para a tomada de decisão, para identificar a necessidade de investimento ou mesmo desinvestimento com os ativos é de grande importância, e com certeza tende a gerar melhores resultados à empresa.
- A tomada de decisão com o Controle Patrimonial não pode ser somente com relação a Depreciação.
Diante da Riqueza de informações que um Controle Patrimonial bem estruturado pode ter, uma empresa não pode limitar-se apenas a obter as informações exclusivamente para fins de depreciação, há outras também, de grande importância que podem ser e obtidas por meio da gestão patrimonial,
tais como:
- Investimentos: Os investimentos em novos ativos ou mesmo upgrades devem ser definidos com base em estudos, e não há outra forma de se estudar a necessidade de novos equipamentos ou ativos ou mesmo a otimização dos mesmos, se não por meio de um controle detalhado dos bens do Ativo Imobilizado.
- Alienação: É muito comum empresas independente do segmento, em determinados momentos, optarem em fazer investimentos em alguns casos disponibilizarem seus ativos como base de troca, e em outros casos coloca-los à venda, mas para essa decisão é fundamental saber o que se tem, o estado de conservação em que se encontra esse ativo, para então no planejamento poder definir o capital a ser investido, que será obtido pela diferença do bem novo x o bem que será disponibilizado a venda.
- Upgrades: A realização de upgrades é uma estratégia que empresas geralmente utilizam visando minimizar a necessidade de maiores investimentos, com isso otimizar a base existente com certeza trará benefícios financeiros à empresa, mas para se chegar a essa definição, tem que se ter o controle detalhado dos ativos, e preferencialmente mantê-los sempre atualizado.
- Transferências: A transferência de ativos pode ocorrer entre departamentos da mesma empresa, entre unidades do mesmo CNPJ, e em casos específicos, como chamamos de bens em poder de terceiros, os ativos podem também ser transferidos para outras empresas, respeitando é óbvio as tratativas fiscais, e esses ativos podem ser colocados à disposição de fornecedores, clientes, além é óbvio de processos de manutenção, em todos esses casos é de grande importância que a empresa tenha o Controle Patrimonial, para então registrar essa transferência e evitar com isso que ativos se percam ao longo do tempo, principalmente com a possibilidade de saída da empresa.
- A procrastinação na decisão da alienação de ativo
A decisão de colocar em prática a atualização ou a implantação do Controle Patrimonial não deve ser tomada da noite para o dia, requer um planejamento para que a empresa defina: quais ativos, quais unidades, quais as informações e os objetivos que espera desse controle, entretanto, é importante que tal decisão, não se estenda por muito tempo, ou seja, não seja procrastinado, pois com certeza diante desse retardo na decisão, a empresa estará com certeza perdendo parte de seu patrimônio, isso em razão de uma série de operações e movimentações que são realizadas no dia a dia, e que sem o devido controle o risco de se perder ativo é muito grande.
- A contratação de especialistas em Gestão Patrimonial
Para todo esse processo de implementação ou atualização do Controle Patrimonial, é fundamental contar com especialistas, com empresas de Consultoria em gestão patrimonial, que já realizaram diversos projetos, assim é a AXS Consultoria, estamos a mais de 10 anos realizando projetos de inventário e avaliação do Ativo Imobilizado em todo o Brasil, em empresas dos mais diversos segmentos e portes, pequeno, médio e grande, nossos trabalhos visam atender a legislação contábil e também normas técnicas, e temos em nosso DNA a inovação, com isso trabalhamos com ferramentas tecnológicas, com a utilização de aplicativos para o levantamento de campo, e também de software para o processo de conciliação e avaliação dos ativos, entre em contato vamos conversar, vamos discutir e entender as necessidades de sua empresa com relação ao controle dos bens do Ativo Imobilizado, aguardamos você!
Data: 08/11/2024
