O Caos por Trás das Planilhas: Uma História Real sobre a Gestão do Ativo Imobilizado — E o Caminho para a Solução com a AXS Consultoria
Em plena era da digitalização, muitas empresas ainda insistem em manter o controle do seu ativo imobilizado em planilhas de Excel. Embora essa ferramenta possa parecer suficiente para algumas operações, ela está longe de atender às exigências de governança, auditoria e conformidade contábil. O que era visto como uma solução prática pode se tornar o epicentro de inconsistências, falhas e perdas patrimoniais. Esta é a história de Carlos, um analista contábil que enfrentou esse desafio — e descobriu, com a ajuda da AXS Consultoria Empresarial, como superar o caos e implantar uma gestão profissional e tecnológica de seu ativo imobilizado.
O Labirinto das Planilhas
Carlos assumiu a gestão contábil de uma indústria em plena expansão. Com centenas de ativos e constante aquisição de novos bens, o desafio era grande. O controle patrimonial, no entanto, era feito exclusivamente por meio de planilhas Excel. No início, tudo parecia sob controle: bens eram cadastrados com valores, datas e taxas de depreciação. Mas com o tempo, a rotina revelou sua fragilidade.
A movimentação de ativos — transferências internas, baixas por perda, furto ou obsolescência — era subnotificada. As planilhas cresciam desordenadamente, erros de digitação eram inevitáveis, e aquisições em lote mascaravam o detalhamento necessário. O Excel, que deveria ser apenas um apoio, era o centro de uma gestão frágil e vulnerável.
O Alerta Vermelho: A Chegada da Auditoria
O primeiro sinal de colapso veio com a auditoria externa. Os auditores, ao solicitarem os controles patrimoniais, se depararam com documentos desconectados da realidade física. Os apontamentos foram severos:
- Equipamentos essenciais não estavam registrados.
- Bens inexistentes continuavam sendo depreciados.
- Cálculos manuais e imprecisos distorciam os resultados.
- Faltava rastreabilidade, amarração com notas fiscais e vinculação com centros de custo.
O parecer foi categórico: a gestão patrimonial era inauditável e comprometia a credibilidade dos demonstrativos financeiros.
A Virada: Tecnologia e Especialização com a AXS Consultoria
Diante do cenário crítico, a empresa decidiu implementar uma solução completa. Foi quando conheceu a AXS Consultoria Empresarial, referência nacional em inventário, avaliação patrimonial e gestão de ativos imobilizados. Diferente de empresas que apenas vendem softwares, a AXS oferece uma solução integrada: tecnologia de ponta somada à expertise em projetos de organização patrimonial.
✅ O Software Patrimonial da AXS
Desenvolvido para pequenas, médias e grandes empresas, o sistema de gestão patrimonial da AXS opera em nuvem e atende todas as exigências contábeis, fiscais e gerenciais:
- Controle detalhado: Cada ativo é identificado com campos como código, localização, centro de custo, responsável, vida útil, tipo de depreciação, valor residual e documentos anexos (NF e fotos).
- Automação contábil: As depreciações são calculadas automaticamente conforme o CPC 27, CPC 01 e demais normas brasileiras.
- Etiquetagem com QR Code: Cada bem pode ser etiquetado com QR Code, permitindo rastreabilidade total e atualização via aplicativo.
- Relatórios em tempo real: A plataforma emite relatórios auditáveis para fins contábeis, fiscais, gerenciais e de compliance.
- Multiusuário e customizável: Permite acessos simultâneos, segregação por unidades, e parametrização conforme as necessidades da empresa.
Diferente do Excel, que exige preenchimento manual e não oferece garantias de integridade, o sistema da AXS é validado por empresas de auditoria (incluindo as Big Four) e atende a requisitos exigidos em processos de compliance e due diligence.
Inventário Patrimonial: A Etapa Fundamental
Mais do que implantar um sistema, era necessário reconhecer a base física do patrimônio. Por isso, a AXS iniciou um inventário geral do ativo imobilizado, conduzido por uma equipe técnica especializada. O processo envolveu:
- Levantamento in loco: Identificação, etiquetação e fotografia de todos os bens físicos.
- Conciliação físico x contábil: Comparação entre o inventário real e o que existia na planilha — com ajuste dos ativos inexistentes ou não contabilizados.
- Análise de vida útil e valor recuperável: Adequação contábil conforme CPC 01 (teste de impairment) e atualização dos dados de depreciação.
- Regularização de sobras e ajustes patrimoniais: Geração de relatórios com sugestões de baixa, reclassificação ou reavaliação.
O resultado foi a reconstrução de uma base confiável e validada.
Os Benefícios Conquistados
Com a consultoria da AXS e a implementação do sistema patrimonial, a empresa de Carlos experimentou uma verdadeira transformação:
- ✅ Balanço contábil fidedigno: Todos os ativos passaram a ser registrados com integridade e amarrações completas.
- ✅ Eficiência operacional: Os relatórios passaram a subsidiar decisões de investimento, manutenção e desmobilização.
- ✅ Tranquilidade em auditorias: A nova estrutura foi elogiada por auditores, com registros auditáveis e rastreáveis.
- ✅ Governança e transparência: A gestão de ativos passou a fazer parte da estratégia da empresa, não mais um ponto frágil.
Conclusão: Excel Ajuda, mas Não Substitui Especialização
Planilhas são úteis, mas não devem ser o sistema central de gestão patrimonial. Elas não oferecem rastreabilidade, integridade de dados, nem a robustez exigida por auditores e órgãos reguladores. A gestão do ativo imobilizado exige muito mais: exige metodologia, controle físico e tecnologia especializada.
A AXS Consultoria Empresarial oferece exatamente isso: inventário completo, avaliação conforme CPCs e normas ABNT/IBAPE, e um sistema de gestão patrimonial em nuvem, validado por auditorias e pronto para dar segurança, transparência e eficiência ao seu negócio.
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Data: 01/08/2025
