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Inventário do Ativo Imobilizado em Cartórios: Base Legal, Benefícios Tributários e a Importância do Laudo Técnico

1. A realidade tributária dos cartórios e o papel da legislação

O segmento de cartórios — abrangendo Registro de Imóveis, Registro Civil, Notas, Protestos e Títulos — opera sob um regime tributário singular, com despesas dedutíveis limitadas. Essa característica incentiva titulares e contadores a buscarem alternativas legais que possam otimizar tributariamente a operação, sem incorrer em riscos fiscais.

O ativo imobilizado, quando controlado e avaliado de forma técnica, passa a ser um dos poucos instrumentos com potencial para gerar despesas dedutíveis, seja por meio de:

1. depreciação, ou
2. locação de ativos devidamente avaliados.

Essa discussão só é possível graças ao amparo de diversas legislações contábeis, fiscais e técnicas — que serão detalhadas ao longo do artigo.

2. A base legal que sustenta o inventário, a avaliação e a depreciação nos cartórios

A seguir, estão as principais normas, leis e regulamentações que fundamentam o controle do ativo imobilizado, sua avaliação e seu uso em estratégias contábeis aplicáveis também ao ambiente extrajudicial.

2.1. Legislação Contábil Aplicável

✓ Lei 6.404/76 – Lei das S.A.

Embora cartórios não sejam sociedades empresárias, a contabilidade das serventias extrajudiciais adota, por analogia, os princípios e métodos estabelecidos pela Lei das S.A., especialmente no que diz respeito ao ativo imobilizado.

Principais artigos relevantes:

• Art. 176 a 189 – Demonstrações Financeiras, Depreciação, Amortização e Exaustão.
• Art. 183, §2º – Princípio do valor recuperável (impairment).

✓ Lei 11.638/07

Atualiza a Lei 6.404/76 e fortalece a adoção das normas internacionais de contabilidade (IFRS), reforçando a importância da vida útil, valor residual e valor justo.

2.2. Normas Contábeis (CPC)

✓ CPC 27 – Ativo Imobilizado

Norma central para cartórios que desejam utilizar o ativo imobilizado como instrumento de organização patrimonial ou benefício tributário.
Define:

• critérios de reconhecimento;
• vida útil econômica;
• valor residual;
• depreciação;
• mensuração posterior;
• baixa e controles.

✓ CPC 01 – Redução ao Valor Recuperável (Impairment)

Exige que ativos não permaneçam contabilizados acima de seu valor recuperável.
Diretamente ligado a:

• valor justo,
• testes de recuperabilidade,
• ajustes contábeis.

✓ NBC TG 27 – Convergência brasileira ao CPC 27

Norma emitida pelo CFC reforçando os mesmos princípios, obrigatória para contadores.

2.3. Normas Técnicas de Avaliação

Para que a locação de ativos ou a definição de valor justo seja válida, são necessárias normas técnicas que assegurem a confiabilidade dos cálculos.

✓ ABNT NBR 14653 (Partes 1, 2, 3, 4 e 5)

Norma brasileira de avaliação de bens, utilizada para:

• avaliação de máquinas, equipamentos e instalações,
• avaliação de imóveis urbanos e rurais,
• avaliação de bens mobiliários.

Normas do IBAPE (Instituto Brasileiro de Avaliações e Perícias de Engenharia)

Especialmente:

• Norma IBAPE Nacional de Avaliação de Máquinas e Equipamentos,
• Norma IBAPE para Vistorias e Laudos Técnicos.

2.4. Legislação Fiscal que influencia a dedutibilidade

Regulamento do Imposto de Renda – RIR/2018 (Decreto 9.580/2018)

Principal dispositivo que trata da depreciação como despesa dedutível.
Relevantes:

• Art. 305 a 323 – Depreciação, amortização e exaustão.
• Art. 313 – Critérios para dedutibilidade da depreciação.
• Art. 322 – Necessidade de comprovação documental e técnica.

Embora cartórios não sejam empresas, o entendimento técnico do RIR é amplamente consultado por contadores, dado que:

• cartórios aplicam o regime do Simples Nacional ou do lucro presumido,
• o titular deve prestar contas ao fisco por meio de IRPF ou pró-labore,
• o arcabouço do RIR auxlia a interpretar a dedução de despesas com base econômica real.

 Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017

Detalha regras sobre dedutibilidade de despesas e ajustes do IRPJ/CSLL (utilizada por analogia para fundamentar práticas em cartórios que adotam lógica empresarial na escrituração).

3. Por que essas legislações impactam diretamente o segmento de cartórios?

Porque cartórios possuem poucos caminhos para justificar despesas, mas possuem muitos ativos que:

• se depreciam,
• têm vida útil,
• possuem valor residual e valor justo,
• podem ser objeto de laudo para locação.

Assim, duas frentes emergem — ambas legais, ambas fundamentadas, porém dependentes de um laudo técnico robusto.

4. Alternativas tributárias possíveis para cartórios (sempre com laudo e aval contábil)

4.1. Dedutibilidade via Depreciação do Ativo Imobilizado

Com base no CPC 27, RIR/2018 e NBC TG 27, o cartório pode registrar como despesa contábil a depreciação calculada sobre:

• vida útil real,
• valor residual adequado,
• custo histórico ajustado.

Por que isso é relevante?

Porque contadores interpretam que a depreciação é despesa necessária à manutenção da atividade, podendo ser dedutível.

4.2. Dedutibilidade via Despesa de Locação (após avaliação técnica)

A locação de:

• móveis,
• equipamentos,
• máquinas,
• veículos,
• instalações
  pode ser tratada como despesa dedutível quando baseada em valores de mercado, conforme:
• ABNT NBR 14653,
• IBAPE,
• CPC 01 (valor justo e impairment).

Para isso, o laudo deve apresentar:

• valor justo,
• método comparativo ou evolutivo,
• análises de mercado,
• fundamentação normativa.

5. Especialistas que fundamentam a importância do controle patrimonial

Eliseu Martins – USP

O maior nome da contabilidade brasileira, autor de obras como:

• “Contabilidade Introdutória”,
• “Contabilidade Societária”,
• “Avaliação de Ativos”.

Martins argumenta que:

“O ativo imobilizado não é apenas um registro histórico; é uma base para decisões gerenciais, fiscais e estratégicas.”

José Carlos Marion – Pioneiro em Contabilidade para Gestão

Sua obra ressalta a importância do controle físico-contábil para confiabilidade das demonstrações.

IBAPE – Engenharia e Perícias

Normas que orientam avaliações usadas em auditorias e litígios, garantindo respaldo técnico ao laudo.

6. A importância do laudo técnico: o documento que sustenta toda a operação

Um laudo completo inclui:

• inventário geral (CPC 27),
• composição do ativo,
• notas fiscais,
• fotos digitais,
• georreferenciamento,
• vida útil e valor residual,
• avaliação de valor justo (ABNT 14653),
• testes de recuperabilidade (CPC 01).

Esse laudo é entregue ao contador, que:

• faz os lançamentos,
• calcula a depreciação,
• analisa a viabilidade tributária,
• define a melhor estratégia.

Sem ele, a dedução é insegura e pode ser descartada em fiscalização.

7. Conclusão: o cartório que controla seu ativo ganha vantagem tributária e segurança contábil

Em resumo:

• Cartórios possuem poucas despesas dedutíveis.
• O ativo imobilizado, quando controlado conforme CPC 27 + ABNT 14653 + RIR/2018, se transforma em instrumento de planejamento tributário lícito.
• Depreciação e locação podem, mediante análise contábil e laudo técnico, se tornar despesas legítimas, amparadas na legislação.
• Sem inventário e avaliação, nada disso se sustenta.

A gestão patrimonial deixou de ser opcional:
é o único caminho sólido e seguro para cartórios que buscam eficiência tributária, compliance e proteção dos bens da serventia.

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Data: 20/11/2025