Gestão do Ativo Imobilizado: Por que Excel Não é Seguro e Como o Software da AXS Consultoria Garante Controle, Segurança e Eficiência
Introdução
Administrar o ativo imobilizado não precisa ser uma tarefa complexa, desde que a estrutura do controle seja montada de forma correta, padronizada e segura. O ativo imobilizado de uma empresa é, na prática, um corporate asset database que deve ser alimentado continuamente com informações confiáveis, organizadas e rastreáveis (traceable data). Essa base de dados serve como suporte para decision-making, auditorias, planejamento tributário e análise de desempenho patrimonial.
No entanto, ainda é comum ver empresas — principalmente Small and Medium Enterprises (SMEs) — tentarem reduzir custos mantendo o asset management em Excel spreadsheets. Essa escolha, embora pareça inicialmente econômica, pode gerar significant losses, falhas de compliance e até mesmo complicações fiscais.
Neste artigo, vamos explorar os riscos dessa abordagem, apresentar os benefícios de um sistema seguro e auditável (audit trail system) e mostrar como a AXS Consultoria Empresarial desenvolveu um software em nuvem, hospedado na Amazon Web Services (AWS), pensado para dar às empresas um controle patrimonial preciso, seguro e conforme às normas vigentes.
O Que é o Ativo Imobilizado e Por Que Sua Gestão É Tão Importante
O ativo imobilizado engloba todos os tangible fixed assets destinados à manutenção das atividades da empresa e que não se destinam à venda, como máquinas, equipamentos, imóveis, móveis, veículos e sistemas de TI.
A gestão correta envolve:
- Full asset registration com dados técnicos, contábeis e fiscais.
- Tracking of movements (adições, baixas, transferências).
- Automatic depreciation calculation segundo as taxas da Receita Federal ou vida útil definida.
- Management reports para tomada de decisão.
- Compliance com normas como o CPC 27 e o CPC 01, equivalentes ao IAS 16 – Property, Plant and Equipment e IAS 36 – Impairment of Assets.
- Suporte a internal and external audits, incluindo as Big Four.
Sem padronização e data security, a empresa corre riscos que vão desde inconsistências no Balance Sheet até autuações fiscais.
O Grande Erro: Usar Excel como Ferramenta de Asset Management
O Excel é poderoso para cálculos e análises pontuais, mas não foi projetado como um asset management system. Eis alguns problemas críticos:
1. Lack of Auditability
O Excel não possui audit trail, ou seja, qualquer alteração pode ser feita sem registro de quem fez ou quando fez. Isso compromete a data integrity e inviabiliza a validação em auditorias.
2. Data Loss Risk
Planilhas armazenadas localmente em local drives estão sujeitas a falhas de hardware, roubo, perda de arquivos e ausência de data backup.
3. Limited Multiuser Capability
Não há suporte eficiente para multi-user real-time collaboration, gerando conflitos e inconsistências de dados.
4. Human Error Vulnerability
Erros de digitação, fórmulas alteradas e links quebrados são frequentes e podem distorcer os valores do ativo imobilizado.
5. Poor Scalability
À medida que a empresa cresce, o volume de dados aumenta e as planilhas ficam pesadas, lentas e instáveis.
Software Seguro e Auditável: A Solução da AXS Consultoria
A AXS Consultoria Empresarial, com mais de 10 anos de experiência e validação de projetos pelas principais empresas de auditoria, desenvolveu um cloud-based asset management software para SMEs, com foco em segurança, performance e compliance.
Principais Funcionalidades (Key Features)
- Cloud Hosting (AWS) – Alta disponibilidade, redundância e cybersecurity avançada.
- Daily Backup – Garantia contra perda de informações.
- Multiuser Access Control – Permissões personalizadas para diferentes departamentos.
- Complete Asset Registration – Dados contábeis, técnicos e fiscais centralizados.
- Document and Image Attachment – PDFs, fotos, manuais e notas fiscais.
- Automatic Depreciation Calculation – Baseado nas taxas da Receita Federal ou useful life estimation.
- Customizable Management Reports – Exportação para Excel e outros formatos.
- Compliance Ready – Alinhado ao CPC 27, CPC 01 e princípios de Corporate Governance.
Benefícios Reais para a Empresa
Implementar o software da AXS não é apenas uma medida de segurança, mas também um business strategy.
1. Risk Reduction
Controle seguro e auditável reduz a probabilidade de erros e inconsistências.
2. Operational Efficiency
Automação dos cálculos e padronização de registros economiza tempo e reduz retrabalho.
3. Strategic Decision Support
Relatórios precisos permitem melhor budget planning e tomada de decisão.
4. Audit-Ready Environment
A rastreabilidade garante que a empresa esteja preparada para qualquer auditoria.
A Expertise da AXS Consultoria
A AXS já realizou inventory and asset valuation projects em todo o Brasil, atendendo setores como indústria, comércio, serviços e saúde. Entre os clientes estão:
- Midea Carrier
- Vinci Airports Network
- Santa Casa de Valinhos
- CPQD Campinas
- Agropecuária Palmaly
- Médicos Sem Fronteiras
Todos os projetos foram validated by international audit firms, incluindo as Big Four.
Conclusão
A gestão do ativo imobilizado é um processo contínuo que exige data accuracy, segurança, rastreabilidade e compliance. Usar o Excel como principal ferramenta para essa gestão é um risco elevado, podendo comprometer não apenas o patrimônio, mas a credibilidade e a saúde financeira da empresa.
O AXS Asset Management Software oferece uma solução segura, escalável e auditável para empresas de pequeno e médio porte, trazendo tranquilidade para gestores e conformidade com as exigências de governança corporativa.
Data: 09/08/2025
