Gestão de Empresas em situações deficitárias ou lucrativas!
605-03-2021
Os desafios são grandiosos, agora, independente dos Resultados serem positivos ou não, a Gestão deve acontecer.
A seguir algumas dicas, que com certeza agregarão a Gestão de Pequenas e Médias Empresas:
- Disciplina na Gestão deve ser uma constante
Empresas em sua grande maioria, vivem rotinas tumultuadas, de forma comum “apagando incêndios” diariamente, acaba fazendo parte, porém, ações devem ser colocadas em prática, visando mitigar, ou ao menos, minimizar tais acontecimentos, para que isso ocorra, é fundamental que uma vez implantado procedimentos ou definido ações pontuais ou contínuas, que a Gestão delegue e cobre a disciplina da continuidade, evitando que fatores positivos se percam muitas vezes pelo comodismo.
- Relatórios e Demonstrativos gerenciais para acompanhamento
Não há Gestão sem controles, isso é fato.
Realizar a Gestão de uma empresa, não é somente resolver os problemas e realizar vendas ou faturamento, vai muito além.
É fundamental o acompanhamento de Demonstrativos Gerenciais, controles, entre outros; acompanhar o desempenho ao longo de períodos e verificar se rotas estão corretas e se precisam ser ajustadas ou corrigidas.
Caso sua empresa não tenha informativos, é fundamental que busque implantá-los o mais rápido, pois sua eficiência é enriquecida quando comparamos períodos a outros, e realizar implantações em momentos de stress, prejuízos, entre outros, somente vai aumentar a angustia, pois suas informações pouco vão agregar num primeiro momento.
- Não se prenda exclusivamente ao Faturamento
Alguns empresários e gestores, acabam de forma automática preocupados unicamente ao Faturamento, ou no volume de vendas, sem duvida essa informação ou esse indicador acaba sendo o mais fácil de ser apurado e acompanhado, entretanto, é mais que comum nos reunirmos com empresários que nos relatam: “estou faturando mais que nos anos anteriores, mas percebo que a falta de caixa cresce numa velocidade ainda maior”.
Por que será?
Há uma serie de possibilidades para se justificar, mas de forma geral, produtos e serviços estão se tornando commodities, com isso, perdem parte de suas margens, necessitando que as empresas vendam volumes maiores e diminuindo seus resultados.
Só o faturamento como Indicador (KPY) sua empresa pode ter problemas num futuro não muito distante.
- Utilizando a DRE de forma correta periodicamente.
DRE (Demonstração dos Resultados do Exercício). Esse demonstrativo juntamente com o Fluxo de Caixa são os 2 demonstrativos que nenhuma empresa poderia deixar de ter.
A DRE é um demonstrativo contábil que pode ser utilizado também como gerencial para tomadas de decisões, pois consolida todas as informações de Resultados da empresa, sejam receitas ou despesas e ao final resulta em lucro ou prejuízo.
Por meio da DRE é possível analisando suas sub-divisões, diagnosticar pontos a serem “atacados” visando buscar otimizar os Resultados Empresariais.
É importante ressaltar que algumas empresa “vendem” no mercado o conceito de DRE Financeira, essa DRE Financeira, nada mais é que o Fluxo de Caixa Realizado (um demonstrativo importante), porém, em hipótese alguma pode substituir a DRE Gerencial, pois essa é estruturada no regime de competência, fundamental para definir estratégias.
- Fluxo de Caixa – realizado e a realizar – uma ferramenta indispensável!
Juntamente com a DRE o Fluxo de Caixa é um demonstrativo essencial.
Dividido em 02 demonstrativos com o Fluxo de Caixa temos:
- Fluxo de Caixa Realizado:- onde todas as entradas e saídas de caixa são registradas e é possível entender e acompanhar ao logo do tempo de onde veio e para onde foi o dinheiro da empresa.
- Fluxo de Caixa a Realizar:- tão importante quanto o realizado, esse demonstrativo quando alimentado de forma eficiente e disciplinado, demonstra aos gestores a situação do caixa diante de previsões de entrada e saídas.
Essa ferramenta é fundamental para que no curtíssimo e curto prazo, seja possível saber sobre o caixa, excesso ou a falta de caixa, porém, como tem a finalidade de informar, relata a empresários e gestores a projeção do caixa, para que ações como:
- Buscar linhas de créditos
- Prorrogar títulos a pagar
- Antecipar recebíveis
- Entre outras ações
Para que possam equalizar o Caixa da empresa.
Ter informações, sejam elas boas ou ruins de forma antecipadas, pode com certeza mudar e otimizar as decisões.
- Analise do Custo Fixo – revisão de despesas e contratos!
Custo Fixo Total é a consolidação de todas as despesas fixas necessárias para o funcionamento da empresa.
Ocorre que o Custo Fixo na grande maioria das vezes acumula despesas que acabam passando despercebidas de gestores, é muito comum ouvirmos que “eu imaginava que essa despesa já não ocorria mais”, entre outras frases.
Também chamado de Caixa Preta e Zona de Conforto, o Custo Fixo quando não administrado de forma correta, pode comprometer o Resultado da empresa levando muitas vezes a prejuízos contínuos.
A análise, o acompanhamento e o cancelamento de despesas devem ocorrer de forma constante (periodicamente) e de forma crítica.
- Custos e Despesas Financeiras há como melhorar?
Qual o custo financeiro de sua empresa? Quase sempre essa pergunta fica sem resposta, e o pior é que muitas vezes quando ocorre, são informações inconsistentes.
A gestão do Custo Financeiro é outro fator fundamental numa empresa, algumas despesas como:
- Custo de cobrança
- Tarifas bancarias
- Pacotes de serviços
- Taxas de juros s/ linhas de créditos de giro
- Taxas de juros s/ financiamentos de investimentos
- Entre outras
Tudo deve ser administrado de forma analítica, para que ações de otimização e redução, possa ser colocada em pratica a medida do possível, ocorre que muitas empresas “administram” de forma incorreta consolidando todas essas despesas.
Está errado!
É um exercício constante que o Administrativo/Financeiro deve realizar, buscando bancos que atendam os serviços que a empresa necessite com as menores taxas.
- O risco da concentração em fornecedores e clientes!
Concentração, será que isso está ocorrendo em sua empresa? Cuidado!
Muitas empresas sonham em conseguir um grande cliente e ter seu faturamento expandido de forma grandiosa, chegando ao ponto desse ciente representar mais de 90% do faturamento da empresa.
Esse é um grande erro!
Depender de clientes com grande representatividade, ou mesmo fornecedores estratégicos e até bancos, coloca a empresa num cenário perigoso, pois, numa mudança de estratégia independente da causa, pode expor a empresa a situações desastrosas, é comum sabermos de casos como os a seguir:
- Clientes que exigem o aumento de prazos de pagamentos (desequilibra o Fluxo de Caixa)
- Clientes que exigem a redução dos preços em razão da quantidade (redução das margens)
- Clientes que ficam inadimplentes (Efeitos no Fluxo de Caixa)
- Clientes que trocam de fornecedores (quebra a empresa)
Entre outras situações. Uma empresa para estar numa situação confortável, deve ter seu faturamento pulverizado, ou seja, distribuídos em muitos clientes, para isso, requer uma definição de diretriz clara.
- Muitas vezes a redução de despesas deve ir além do que enxergamos!
Quando os Resultados não são favoráveis (prejuízo) e a empresa já realizou os exercícios necessários para a redução de custos e despesas, é importante que especialistas sejam inseridos no processo, para que de forma profissionalizada, possam após entender o cenário, assumir a responsabilidade pelo corte de despesas que muitas vezes chamamos “cortar na carne”, ou seja, reduzir contratos, demitir colaboradores (em alguns casos de muitos anos de empresa), porém, tudo baseado em critérios técnicos e necessários para que a empresa possa se reestabelecer.
Acaba sendo “um mal necessário” para a continuidade da empresa!
- Precisamos eliminar a procrastinação!
Procrastinar quer dizer: adiar, delongar, postergar, ....
Esse mal acomete muitas empresas, retardar tomadas de decisões, buscando que algo benéfico ocorra, acaba por piorar o cenário.
Isso ocorre em todas as empresas, e com certeza deve estar acontecendo na sua, uma vez definido ações, é fundamental que se definam datas para a execução, e os prazos sejam comprimidos incondicionalmente.
Empresas vivem de Resultados e Resultados Positivos, não podemos colocar a emoção na frente da razão.
- Analisando o nível dos estoques
Décadas atrás tínhamos o conceito de ter os estoques abastecidos além da necessidade em razão dos efeitos dos aumentos de preços (hiper inflação), não temos mais situação semelhante, apesar de em alguns períodos a inflação mostrar que não está eliminada.
Alguns empresários ainda carregam esse conceito. Não cabe mais isso, hoje com o desenvolvimento da Logística (cada caso uma análise diferente) podemos ter insumos em prazos muito curto, para atender demandas da produção ou mesmo para serem entregues a clientes.
Com isso empresas devem ter estoques enxutos, níveis de estocagem devem ser acompanhados e ajustados sempre que a demanda exigir.
É fundamental que itens com pouco giro, sejam devidamente trabalhados para que sejam desovados e evitem distorções em analises.
- As vendas estão acontecendo com margens esperadas?
Não é fácil, mas o conceito “vender melhor deve ser fortemente trabalhado nas empresas”.
Sem generalizar, mas muitos comerciais gostam de vender o que é fácil e nesse caso gostam de preços, de forma geral, seus “salários” (comissões) são gerados no número das vendas.
Gestores, contadores, controller’s, de forma geral devem atentar-se a situações observando as margens deixadas por família de produtos e buscar eliminar produtos (caso possível) com as menores margens de contribuição, sejam elas em percentuais ou valores absolutos.
Essas são algumas informações que sua empresa deve se atentar e caso esteja cometendo essas falhas, buscar solucioná-las o mais breve para evitar danos aos Resultados!
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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor da AXS Consultoria Empresarial ( www.axsconsultoria.com.br ), atua como Consultor e Assessor em Gestão Empresarial em empresas de pequeno e médio porte, também como Conselheiro Empresarial e atuou também como Professor Universitário.
Formação Acadêmica:
- Graduado em Ciências Contábeis (UNISO)
- Pós-Graduado em Contabilidade Gerencial e Controladoria (UNISANTANA)
- MBA em Gestão Empresarial (FGV)
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Data: 11/03/2021
