O Controle do Ativo Imobilizado em Poder de Terceiros
668-09-2023
- O que o Ativo Imobilizado em Poder de Terceiros?
O Ativo Imobilizado geralmente é formado por bens móveis e imóveis, como exemplo: máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, edifícios, terrenos, veículos, entre outros itens que compõem o Ativo Imobilizado. Quando falamos em bens em poder de terceiros, é quando a empresa disponibiliza parte de seus ativos para parceiros e clientes, com a finalidade de expandir a relação comercial entre ambos, entretanto, se faz necessário manter o controle desses ativos, mesmo que fora da empresa, é fundamental ter a Gestão de Bens em Poder de Terceiros.
- Como administrar bens em poder de terceiros?
Para se realizar a gestão e administrar os bens em poder de terceiros é fundamental que a empresa disponha de um sistema ERP com o módulo de Gestão Patrimonial e também tenha muito claro e definidos os procedimentos para a realização da gestão. Os procedimentos inicialmente podem ser comuns, entretanto, para cada particularidade da empresa é importante se fazer a revisão desses procedimentos para que os processos estejam alinhados com as operações da empresa. E assim dando entrada e saída a cada movimentação e é importante atentar-se que toda essa movimentação de bens deve ser suportada e acompanhadas por documentos fiscais (notas fiscais) de transferências, geralmente são utilizados os CFOP´s de Comodato ou itens enviados para demonstração. É fundamental que todo esse processo seja devidamente registrado e periodicamente conciliados e inventariados por meio de inventários rotativos para evidenciar a existência dos bens e fazendo com que os controles da empresa sejam cada vez mais confiáveis, podendo inclusive ser auditados.
- Qual a finalidade da Gestão desses Ativos?
De forma geral pratica-se a gestão de bens em poder de terceiros com: veículos, máquinas e equipamentos, móveis e utensílios; esses itens são enviados geralmente a clientes e parceiros e também fornecedores, no caso de fornecedores para que sejam desenvolvidos itens para a produção da empresa, em fornecedores geralmente são moldes, no caso de clientes e parceiros são materiais que são utilizados para gerar o aumento do faturamento da empresa. Entretanto independente da relação que a empresa tenha com clientes e parceiros toda a documentação todas as notas fiscais devem ser devidamente arquivadas, documentadas, para que a gestão possa ser questionada e comprovada quando necessário e também que os ativos possam ser cobrados e devolvidos e a empresa mantenha mesmo que a distância o domínio total de seu Ativo Imobilizado.
É fundamental a Gestão de Ativos em Poder de Terceiros!
- Procedimentos são úteis para ajudar a realizar a Gestão?
Podemos afirmar que procedimentos, não são úteis, são fundamentais nesse processo, empresas devem ter procedimentos claros, testados para que toda a movimentação, seja de entrada, saída ou de transferência, seja devidamente registrada, e a empresa possa ter controles confiáveis e esses controles devem ser evidenciados por meio de inventários rotativos e circularizações, e que possam ser a qualquer momento, auditados sejam pela auditoria interna ou externa, validando com isso o controle de bens em poder de terceiros.
- Há a necessidade de definir procedimentos específicos?
Os procedimentos devem ser específicos para cada empresa, pois há particularidades entre as movimentações de empresa para empresa.
Há empresas que alugam (locam) equipamentos para serem disponibilizados a terceiros, há empresas que tem esses equipamentos em seu ativo e os disponibilizam, entretanto, toda essa movimentação deve ser desenhada por meio de planejamento e acompanhamento para que os controles sejam eficientes e os procedimentos devem ser revisados periodicamente de acordo com possíveis movimentações diferenciadas que venham a ocorrer, isso é fundamental para a gestão de bens e poderes de terceiros.
- É possível dimensionar o Valor em reais e suas quantidades?
Quando se realiza a gestão de bens em poder de terceiros, a empresa tem por objetivo saber a quantidade o volume de ativos de seu patrimônio que estão em poder de terceiros e também o valor desses ativos, é muito comum em reuniões com empresas identificarmos a falta dessas informações, tanto quantitativo quanto monetária. Empresas não sabem sequer o que tem fora de seu pátio, isso é uma grande falha da gestão e que deve ser corrigida assim que identificada, essa correção se faz necessária por meio de um Inventário Geral de bens em poder de terceiros, e esse inventário não pode ser simplesmente por meio de circularização, se faz necessário a evidenciação por meio de documentos e fotos, para isso é fundamental contar com especialistas em Gestão Patrimonial de ativos em poder de terceiros.
- E quando os números não estão adequados com as informações do Balanço Patrimonial?
É muito comum quando a empresa não realiza periodicamente inventários de ativos em poder de terceiros, que os números reportados no Balanço Patrimonial não reportem a realidade de fato, ocorre que os ativos que estão em poder de terceiros, muitos são perdidos, empresas que estão com esses ativos em seu poder, muitas acabam fechando ou se desfazendo desses bens e não informam a empresa detentora do bem, dessa forma os números reportados no Balanço Patrimonial, caso não ocorra periodicamente inventário geral.
Com certeza as informações reportadas no Balanço Patrimonial não vão condizer com a realidade, ou seja, os números reportados no Balanço Patrimonial, com certeza estarão bem superiores à realidade dos ativos, para isso se faz necessário realizar inventários periódicos, validando toda a existência desses ativos, isso dará a segurança a gestão, a contabilidade, e também validará os números auditados periodicamente pelas empresas, sejam por auditorias internas ou externas.
- Porque uma Consultoria especializada pode fazer toda a diferença?
Quando se contrata uma consultoria especializada em gestão patrimonial a realização de inventários em poder de terceiros faz parte dos procedimentos e isso é fundamental para o êxito (sucesso) do projeto.
Na definição dessa consultoria é importante discutir toda a particularidade que existe na movimentação e na gestão desse bens de poder de terceiros, para que o inventário seja realizado atendendo as expectativas da empresa e também todo o processo possa ser validado e cercado de segurança para a eficiência na gestão.
- Somos especialistas em Gestão do Ativo Imobilizado.
A AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos esta no segmento de Gestão do Ativo Imobilizado a mais de 10 anos, realizando projetos para empresas em todo território nacional, nossos projetos são realizados atendendo normas técnicas e também a legislação 6404/76 e 11638/07, além dos CPC01 e CPC27.
Projetos de Ativo Imobilizado, seja para Inventário Geral interno ou Inventario em Bens em Poder de Terceiros, contem com a equipe da AXS Consultoria Empresarial.
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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor da AXS Consultoria Empresarial ( www.axsconsultoria.com.br ), atua como Consultor e Assessor em Gestão Empresarial em empresas de pequeno e médio porte, também como Conselheiro Empresarial e atuou também como Professor Universitário.
Formação Acadêmica:
- Graduado em Ciências Contábeis (UNISO)
- Pós-Graduado em Contabilidade Gerencial e Controladoria (UNISANTANA)
- MBA em Gestão Empresarial (FGV)
Exclusivamente no mercado de Consultoria e Assessoria desde 2012.
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Data: 03/09/2023
