Como reaproveitar um Projeto Patrimonial que não foi conduzido de forma correta?
743-04-2025
Projetos de organização patrimonial (asset organization) são fundamentais para garantir a conformidade contábil (accounting compliance), a governança corporativa (corporate governance) e a segurança das informações sobre o ativo imobilizado (fixed assets). No entanto, é comum que empresas iniciem esse processo sem o planejamento adequado (planning), sem equipe técnica especializada (specialized team) ou sem a metodologia ideal (methodology). O resultado? Projetos inacabados, com dados inconsistentes e sem valor prático para a gestão (management).
Mas nem tudo está perdido. Com a abordagem correta, é possível reaproveitar parte substancial do projeto patrimonial anterior e conduzir um novo ciclo com mais eficiência (efficiency) e foco nos objetivos estratégicos da empresa (strategic goals).
Com certeza parte do projeto será aproveitada
Mesmo quando mal conduzido, um projeto patrimonial pode conter registros físicos úteis (physical records), fotos dos ativos (asset photos), planilhas com tentativas de conciliação (reconciliation spreadsheets), ou até mesmo um inventário inicial (initial inventory). Esses dados não devem ser descartados de imediato. A análise crítica e técnica desses materiais permite identificar o que pode ser reutilizado, evitando retrabalho (rework) e otimizando recursos (resource optimization).
Redefinir o planejamento é algo essencial
Após avaliar o que pode ser aproveitado, o próximo passo é reestruturar o planejamento do projeto (project planning). Isso inclui rever os objetivos do controle patrimonial (asset control), os critérios de avaliação (valuation criteria), a metodologia de inventário (inventory methodology) e a estratégia de comunicação (communication strategy) entre os setores envolvidos. Um bom plano de ação considera os erros passados e propõe soluções práticas, dentro de um escopo claro e realista (realistic scope).
Realizar uma comunicação com as partes envolvidas é fundamental para o sucesso
A retomada de um projeto exige alinhamento entre todos os envolvidos. Informar as lideranças, os departamentos operacionais e os responsáveis pela contabilidade (accounting) e auditoria (audit) sobre a nova etapa do processo é determinante. A clareza nas informações garante engajamento (engagement), reduz resistências e favorece a fluidez das atividades no campo e no backoffice.
O cronograma como forma de estabelecer prazos
Com as lições aprendidas no projeto anterior, é necessário criar um cronograma coerente (schedule), com prazos factíveis (feasible deadlines) e pontos de controle bem definidos (control checkpoints). O acompanhamento do cronograma evita novos atrasos (delays), melhora a organização das equipes (team organization) e contribui para entregas dentro do prazo esperado.
Os entregáveis visando atender os objetivos da empresa
Um erro comum em projetos patrimoniais mal executados é a entrega de relatórios (reports) que não agregam valor à gestão. Por isso, ao reaproveitar um projeto, os entregáveis precisam ser repensados: laudos técnicos (technical reports), planilhas de conciliação físico-contábil (physical-to-book reconciliation spreadsheets), arquivos fotográficos (photo files) e etiquetas patrimoniais (asset tags) devem estar em formato útil e de fácil integração com o sistema de gestão (ERP system) da empresa. O foco precisa estar em oferecer informações consistentes para tomada de decisão (decision-making).
A correção na hora certa como meio de mitigar perdas
Corrigir a tempo é evitar perdas maiores (loss mitigation). Deixar um projeto inacabado representa custos acumulados (accumulated costs) e prejuízos para a gestão. Ao retomar o projeto com o apoio de especialistas, é possível mitigar falhas anteriores, recuperar credibilidade interna (internal credibility) e assegurar que a organização patrimonial contribua com os objetivos financeiros, fiscais e estratégicos da empresa.
Passo a passo de um Projeto Patrimonial conduzido de forma correta
- Diagnóstico inicial (initial diagnosis): avaliação do cenário atual, revisão de dados existentes, análise da base contábil e mapeamento físico dos setores.
- Planejamento detalhado (detailed planning): definição dos objetivos, cronograma, metodologia de identificação, critérios de avaliação e responsáveis por cada etapa.
- Inventário físico (physical inventory): identificação e etiquetagem dos bens, com coleta de informações técnicas e registro fotográfico.
- Conciliação físico-contábil (physical-to-book reconciliation): comparação entre os dados coletados no inventário e os registros contábeis, apuração de sobras e faltas.
- Avaliação patrimonial (asset valuation): aplicação dos critérios técnicos para mensuração dos bens móveis e imóveis conforme CPC 27 e CPC 01.
- Saneamento das divergências (discrepancy resolution): correção de informações, definição do tratamento para itens não localizados ou não registrados, ajustes na base contábil.
- Geração dos entregáveis (deliverables generation): elaboração do laudo técnico, planilhas de controle, arquivos para integração com o ERP e relatório fotográfico.
- Encerramento e orientação técnica (closure and technical guidance): apresentação dos resultados à empresa, treinamento das áreas envolvidas e recomendações para manutenção contínua do controle patrimonial.
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Data: 22/04/2025
