Como implantar o Controle do Ativo Imobilizado?
482-05-2020
A ferramenta Controle Patrimonial vem ganhando espaço na Gestão Empresarial fortemente, principalmente entre empresas que tem a cultura ou estão estruturando-se para implantar a cultura organizacional.
O que é o Ativo Imobilizado?
O Ativo Imobilizado é o conjunto de bens patrimoniais (tangíveis) que tem por objetivo principal a realização das atividades da empresa.
O Ativo Imobilizado é sub-dividido em diversas contas, entre elas:
- Edifícios e Construções
- Terrenos
- Máquinas e Equipamentos
- Móveis e Utensílios
- Veículos
- Equipamentos de Informática
- Obras em Andamento
- entre outras
Cada Patrimônio da empresa deve ser classificado em uma das contas acima para que então seja administrado no Controle Patrimonial.
A Implantação do Controle Patrimonial
É fundamental para que o Controle Patrimonial tenha eficácia em seu funcionamento, que a empresa tenha de forma clara quais são as finalidades e os objetivos dessa implantação.
- Deseja ter somente o controle somente físico?
- Deseja ter o controle físico e monetário?
- Necessita atender exigências de Auditorias ou de Conselhos?
- Quais as informações que deseja controlar especificamente?
De forma geral, há informações que naturalmente são inseridas na implantação do Controle do Ativo Patrimonial, entretanto, diante de necessidades específicas, a implantação pode ser “enriquecida” ou acrescida de outras mais, porém, é fundamental que tais informações catalogadas sejam devidamente alimentadas e administradas no sistema de Controle Patrimonial da empresa, para que não sejam consideradas apenas mera formalidade.
A seguir vamos relatar as etapas fundamentais para que a implantação possa ser realizada com êxito.
O Planejamento e Mapeamento
Uma vez definido as necessidades do Controle Patrimonial (Controle do Ativo Imobilizado ou Ativo Fixo), os objetivos da empresa devem ser explanados para então serem traçadas as ações.
- A realização contemplará todos os bens patrimoniais ou apenas os bens que atendam as exigências dos CPC´s com valores superiores a R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais)?
- Todas as plantas (unidades) farão parte desse projeto?
- A realização será conduzida por empresa especializada e acompanhada pela equipe interna, ou o projeto será executado integralmente pela equipe interna?
- Qual a data de início do projeto, tempo de execução e data prevista da finalização do projeto?
- Caso a realização seja por meio da equipe interna, qual será a formação da equipe?
- Os membros da equipe, tem conhecimentos técnicos básicos para a realização do projeto?
- Qual o volume de itens estimados a serem inventariados?
Com as informações acima definidas, as próximas etapas podem ser então colocadas em pratica.
Confecção das Placas de Identificação
Uma vez definido o volume estimado de itens a serem inventariados é importante dar início ao processo de produção das placas de identificação.
Essas placas devem ser produzidas por indústrias especializadas e a definição de quais produtos (tipos de placas) utilizar é fundamental para que atendam cada tipo de bem e ambiente.
Placas em alumínio, poliéster, R.F.I.D (Informações por Rádio Frequência), auto-adesivadas ou não, entre outras informações.
Importante também atentar-se ao volume de placas a serem produzidas, visto que uma vez que, quando não há de fato a precisão no volume de itens, é imprescindível que a fabricação das placas seja definida com certa margem de erro, ou seja, um volume maior que o estimado seja produzido, para que não ocorra a falta de placas no processo do inventário.
O Inventário Patrimonial e a Catalogação
A realização do Inventário Físico somente pode ser iniciada mediante a posse das placas de identificação.
Com as placas em poder da equipe, deverá ser definido onde quais membros da equipe iniciarão seus trabalhos, e também serem orientados para que colocação das placas seja realizada de forma que não atrapalhe o funcionamento do bem e também não o danifique esteticamente, geralmente as placas são fixadas em locais de pouco acesso para que não sejam facilmente retiradas indevidamente.
Com as informações a serem catalogadas definidas, é fundamental que a equipe se atente a esses parâmetros, para que a base patrimonial seja alimentada com uniformidade.
Informações que geralmente são catalogadas são:
- Número do bem
- Data de aquisição
- Valor
- Unidade (fabrica ou loja)
- Andar
- Centro de custos
- Unidade de negócio
- Responsável
- Descrição completa
- Fornecedor
- Número de serie
- Tag
- Dimensões
- Observações
- Cor
- Ano de fabricação
- Modelo
- Entre outras
Um Inventário conduzido de forma profissionalizada é fundamental que cada patrimônio tenha ao menos uma foto digitalizada para documentar de fato o Ativo Imobilizado.
Revisão e Padronização das informações
Finalizado todo o levantamento físico, é fundamental que seja feito um trabalho na base de consolidação, ou seja, na planilha onde todas as informações foram alimentadas, para que correções sejam realizadas e também informações faltantes identificadas sejam revisadas.
Erros de ortografia, digitações de valores inconsistentes, entre outros é muito comum serem identificados.
Conciliação, Saneamento e Cotejamento
Quando a empresa dispõem de algum tipo de Controle dos Ativos mesmo que paralelo, informal, ou mesmo desatualizado, é de grande importância que essa base seja disponibilizada a equipe que faz a Gestão do Inventário, para que haja um cruzamento das bases, também chamada de Conciliação Físico x Contábil, onde inconsistências são identificadas e possíveis sobras ou falta de bens, sejam devidamente analisadas, para serem “re-inventariadas” ou registradas como um “Ajuste de Inventário”.
Após todos os ajustes serem finalizados, a base de Inventário está enfim concretizada.
Relatórios Finais de Inventário Patrimonial
Diante da posse dos relatórios finais, é de grade importância que essas informações sejam inseridas num sistema ERP (Sistema de Gestão Patrimonial), para que essas informações não se percam ou sejam alimentadas e administradas em planilhas Excel.
Geralmente as informações de Inventários podem ser integradas no Sistema de Gestão por meio de importação de informações, diante do layout de cada sistema.
Quando o sistema não permite tal importação, é fundamental que a digitação de item a item seja efetivada para que a Gestão Patrimonial ocorra por meio de um sistema.
Validação ou revalidação de Procedimentos e Treinamentos
Todo o trabalho de Inventário pode ser perdido, ou danificado aos poucos, caso a empresa não disponha de procedimentos devidamente validados e definidos personalizados a sua realidade.
É fundamental que um passo a passo, seja devidamente descrito e discutido com a equipe que fará a Gestão Patrimonial e a Equipe de Inventário, e que um treinamento possa ser colocado em prática antes e após todo o processo.
A AXS Consultoria Empresarial – Divisão Patrimonial
A AXS Consultoria Empresarial, é especializada na realização de Implantação e Atualização do Controle Patrimonial, realizamos todas as etapas desde o Planejamento até a entrega de Laudos de Avaliação Patrimonial atendendo normas técnicas e legislação.
Nossa equipe é formada por profissionais altamente qualificados, com experiência em projetos de grande porte em empresas com plantas distribuídas em todo território nacional.
Todo o processo de Inventário e Avaliação Patrimonial tende a ser melhor estruturado quando realizado por especialistas, entretanto, ainda é comum, empresas optarem pela realização do projeto com a equipe própria e aborta-los, seja em função da falta de conhecimentos técnicos, ou mesmo em razão da divisão da equipe responsável com tarefas do Inventário e de suas atividades anteriores ao Inventário.
Sua empresa não pode correr esse risco!
Vamos conversar a respeito do Controle do Ativo Imobilizado de sua empresa.
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E-mail: contato@axsconsultoria.com.br
+55 (15) 991051487 – (15) 988151487
Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor da AXS Consultoria Empresarial ( www.axsconsultoria.com.br ), atua como Consultor e Assessor em Gestão Empresarial em empresas de pequeno e médio porte, também como Conselheiro Empresarial e atuou também como Professor Universitário.
Formação Acadêmica:
- Graduado em Ciências Contábeis (UNISO)
- Pós-Graduado em Contabilidade Gerencial e Controladoria (UNISANTANA)
- MBA em Gestão Empresarial (FGV)
Exclusivamente no mercado de Consultoria e Assessoria desde 2012.
- Consultoria e Assessoria – Gestão Empresarial
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Estamos em Sorocaba – SP, atendemos o Brasil!!
Data: 18/05/2020