Como implantar o Ativo Imobilizado?

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Dicas de especialistas em Gestão Patrimonial

Como implantar o Controle do Ativo Imobilizado?

482-05-2020

A ferramenta Controle Patrimonial vem ganhando espaço na Gestão Empresarial fortemente, principalmente entre empresas que tem a cultura ou estão estruturando-se para implantar a cultura organizacional.

O que é o Ativo Imobilizado?

O Ativo Imobilizado é o conjunto de bens patrimoniais (tangíveis) que tem por objetivo principal a realização das atividades da empresa.

O Ativo Imobilizado é sub-dividido em diversas contas, entre elas:

Edifícios e Construções
Terrenos
Máquinas e Equipamentos
Móveis e Utensílios
Veículos
Equipamentos de Informática
Obras em Andamento
entre outras

Cada Patrimônio da empresa deve ser classificado em uma das contas acima para que então seja administrado no Controle Patrimonial.

A Implantação do Controle Patrimonial

É fundamental para que o Controle Patrimonial tenha eficácia em seu funcionamento, que a empresa tenha de forma clara quais são as finalidades e os objetivos dessa implantação.

Deseja ter somente o controle somente físico?
Deseja ter o controle físico e monetário?
Necessita atender exigências de Auditorias ou de Conselhos?
Quais as informações que deseja controlar especificamente?

De forma geral, há informações que naturalmente são inseridas na implantação do Controle do Ativo Patrimonial, entretanto, diante de necessidades específicas, a implantação pode ser “enriquecida” ou acrescida de outras mais, porém, é fundamental que tais informações catalogadas sejam devidamente alimentadas e administradas no sistema de Controle Patrimonial da empresa, para que não sejam consideradas apenas mera formalidade.

A seguir vamos relatar as etapas fundamentais para que a implantação possa ser realizada com êxito.

O Planejamento e Mapeamento

Uma vez definido as necessidades do Controle Patrimonial (Controle do Ativo Imobilizado ou Ativo Fixo), os objetivos da empresa devem ser explanados para então serem traçadas as ações.

A realização contemplará todos os bens patrimoniais ou apenas os bens que atendam as exigências dos CPC´s com valores superiores a R$ 1.200,00 (um mil e duzentos reais)?
Todas as plantas (unidades) farão parte desse projeto?
A realização será conduzida por empresa especializada e acompanhada pela equipe interna, ou o projeto será executado integralmente pela equipe interna?
Qual a data de início do projeto, tempo de execução e data prevista da finalização do projeto?
Caso a realização seja por meio da equipe interna, qual será a formação da equipe?
Os membros da equipe, tem conhecimentos técnicos básicos para a realização do projeto?
Qual o volume de itens estimados a serem inventariados?

Com as informações acima definidas, as próximas etapas podem ser então colocadas em pratica.

Confecção das Placas de Identificação

Uma vez definido o volume estimado de itens a serem inventariados é importante dar início ao processo de produção das placas de identificação.

Essas placas devem ser produzidas por indústrias especializadas e a definição de quais produtos (tipos de placas) utilizar é fundamental para que atendam cada tipo de bem e ambiente.

Placas em alumínio, poliéster, R.F.I.D (Informações por Rádio Frequência), auto-adesivadas ou não, entre outras informações.

Importante também atentar-se ao volume de placas a serem produzidas, visto que uma vez que, quando não há de fato a precisão no volume de itens, é imprescindível que a fabricação das placas seja definida com certa margem de erro, ou seja, um volume maior que o estimado seja produzido, para que não ocorra a falta de placas no processo do inventário.

O Inventário Patrimonial e a Catalogação

A realização do Inventário Físico somente pode ser iniciada mediante a posse das placas de identificação.

Com as placas em poder da equipe, deverá ser definido onde quais membros da equipe iniciarão seus trabalhos, e também serem orientados para que colocação das placas seja realizada de forma que não atrapalhe o funcionamento do bem e também não o danifique esteticamente, geralmente as placas são fixadas em locais de pouco acesso para que não sejam facilmente retiradas indevidamente.

Com as informações a serem catalogadas definidas, é fundamental que a equipe se atente a esses parâmetros, para que a base patrimonial seja alimentada com uniformidade.

Informações que geralmente são catalogadas são:

Número do bem
Data de aquisição
Valor
Unidade (fabrica ou loja)
Andar
Centro de custos
Unidade de negócio
Responsável
Descrição completa
Fornecedor
Número de serie
Tag
Dimensões
Observações
Cor
Ano de fabricação
Modelo
Entre outras

Um Inventário conduzido de forma profissionalizada é fundamental que cada patrimônio tenha ao menos uma foto digitalizada para documentar de fato o Ativo Imobilizado.

Revisão e Padronização das informações

Finalizado todo o levantamento físico, é fundamental que seja feito um trabalho na base de consolidação, ou seja, na planilha onde todas as informações foram alimentadas, para que correções sejam realizadas e também informações faltantes identificadas sejam revisadas.

Erros de ortografia, digitações de valores inconsistentes, entre outros é muito comum serem identificados.

Conciliação, Saneamento e Cotejamento

Quando a empresa dispõem de algum tipo de Controle dos Ativos mesmo que paralelo, informal, ou mesmo desatualizado, é de grande importância que essa base seja disponibilizada a equipe que faz a Gestão do Inventário, para que haja um cruzamento das bases, também chamada de Conciliação Físico x Contábil, onde inconsistências são identificadas e possíveis sobras ou falta de bens, sejam devidamente analisadas, para serem “re-inventariadas” ou registradas como um “Ajuste de Inventário”.

Após todos os ajustes serem finalizados, a base de Inventário está enfim concretizada.

Relatórios Finais de Inventário Patrimonial

Diante da posse dos relatórios finais, é de grade importância que essas informações sejam inseridas num sistema ERP (Sistema de Gestão Patrimonial), para que essas informações não se percam ou sejam alimentadas e administradas em planilhas Excel.

Geralmente as informações de Inventários podem ser integradas no Sistema de Gestão por meio de importação de informações, diante do layout de cada sistema.

Quando o sistema não permite tal importação, é fundamental que a digitação de item a item seja efetivada para que a Gestão Patrimonial ocorra por meio de um sistema.

Validação ou revalidação de Procedimentos e Treinamentos

Todo o trabalho de Inventário pode ser perdido, ou danificado aos poucos, caso a empresa não disponha de procedimentos devidamente validados e definidos personalizados a sua realidade.

É fundamental que um passo a passo, seja devidamente descrito e discutido com a equipe que fará a Gestão Patrimonial e a Equipe de Inventário, e que um treinamento possa ser colocado em prática antes e após todo o processo.

A AXS Consultoria Empresarial – Divisão Patrimonial

A AXS Consultoria Empresarial, é especializada na realização de Implantação e Atualização do Controle Patrimonial, realizamos todas as etapas desde o Planejamento até a entrega de Laudos de Avaliação Patrimonial atendendo normas técnicas e legislação.

Nossa equipe é formada por profissionais altamente qualificados, com experiência em projetos de grande porte em empresas com plantas distribuídas em todo território nacional.

Todo o processo de Inventário e Avaliação Patrimonial tende a ser melhor estruturado quando realizado por especialistas, entretanto, ainda é comum, empresas optarem pela realização do projeto com a equipe própria e aborta-los, seja em função da falta de conhecimentos técnicos, ou mesmo em razão da divisão da equipe responsável com tarefas do Inventário e de suas atividades anteriores ao Inventário.

Sua empresa não pode correr esse risco!

Vamos conversar a respeito do Controle do Ativo Imobilizado de sua empresa.

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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor da AXS Consultoria Empresarial ( www.axsconsultoria.com.br ), atua como Consultor e Assessor em Gestão Empresarial em empresas de pequeno e médio porte, também como Conselheiro Empresarial e atuou também como Professor Universitário.

Formação Acadêmica: