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Bienes en Poder de Terceros y la Gestión con BPO Patrimonial: Control, Trazabilidad y Protección del Activo Fijo

La gestión del activo fijo (fixed assets management) ha dejado de ser una actividad meramente contable para convertirse en un elemento estratégico de gobernanza corporativa (corporate governance), compliance y protección patrimonial. En un entorno empresarial cada vez más dinámico y descentralizado, es habitual que los activos propios se encuentren en poder de terceros: proveedores, empresas de mantenimiento, operadores logísticos, clientes, socios industriales o prestadores de servicios.

Este escenario incrementa significativamente los riesgos de pérdida patrimonial, inconsistencias contables, cuestionamientos en auditorías y distorsiones en los estados financieros (financial statements). Frente a este contexto, tres conceptos se vuelven fundamentales y complementarios: la circularización de activos, el BPO Patrimonial (Business Process Outsourcing) y el etiquetado inteligente de activos (smart asset tagging).

En este artículo se desarrollan, de forma técnica y estratégica, cada una de estas etapas, explicando por qué las empresas deben adoptar una gestión profesionalizada y cómo una consultoría especializada como AXS Consultoria Empresarial puede asumir integralmente este proceso, incluyendo el uso de software y tecnologías de rastreo.

La gestión de activos y su complejidad basada en procedimientos

La gestión del activo fijo no puede basarse en controles informales o planillas aisladas. Se trata de un proceso estructurado, sustentado por procedimientos, controles internos, políticas corporativas y trazabilidad (audit trail).

Cuando los activos se encuentran en poder de terceros, la complejidad aumenta considerablemente, ya que:

• El bien no está bajo control físico directo;
• Puede ser trasladado, sustituido o inutilizado sin notificación formal;
• Se incrementan los riesgos operativos, contractuales y legales.

Sin procedimientos estandarizados (standard operating procedures – SOPs), la empresa pierde visibilidad sobre su propio patrimonio, afectando indicadores clave como asset utilization, depreciation accuracy, impairment testing y confiabilidad de la información contable.

Activos propios en poder de terceros: patrimonio expuesto

Los activos propios en poder de terceros representan uno de los mayores puntos de vulnerabilidad en la gestión patrimonial. Equipos enviados a mantenimiento, máquinas cedidas a socios, herramientas utilizadas en obras externas o activos instalados en clientes son ejemplos frecuentes.

Cuando no existe un control adecuado:

• Aumenta el riesgo de extravio (loss);
• Se continúa depreciando un activo inexistente;
• Surgen contingencias en auditorías externas;
• El patrimonio queda expuesto a fraudes o usos indebidos.

En la práctica, se trata de patrimonio expuesto, que requiere controles aún más rigurosos que los activos internos.

Mapeo de activos propios: control interno y externo

El primer paso de una gestión eficiente es el mapeo de activos (asset mapping), tanto internos como externos. Este proceso debe responder de forma clara y documentada a preguntas esenciales:

• Qué (What): cuál es el activo;
• Dónde (Where): localización física;
• Quién (Who): responsable directo;
• Por qué (Why): motivo de estar en poder de terceros;
• Cuánto tiempo (How long): plazo estimado;
• Condición (Condition): estado de conservación.

Este mapeo incluye:

• Clasificación correcta por asset class;
• Asociación a centros de costo (cost centers);
• Vínculo con contratos y términos de responsabilidad;
• Registro histórico de movimientos (asset movement history).

Inventario general y circularización de activos: procesos simultáneos

Uno de los errores más comunes es tratar el inventario físico y la circularización de activos como procesos independientes. En realidad, deben ejecutarse de forma simultánea y integrada.

El inventario general permite:

• Confirmar la existencia física de los activos internos;
• Evaluar su estado de conservación;
• Actualizar datos técnicos y financieros.

La circularización, por su parte, consiste en:

• Solicitar confirmaciones formales a terceros;
• Validar ubicación, condición y responsabilidad;
• Cruzar información con contratos y registros internos.

La integración de ambos procesos reduce significativamente el riesgo de sobras físicas y sobras contables.

Conciliación físico-contable y ajustes necesarios

Con los datos consolidados, se inicia la etapa de conciliación físico-contable (physical vs accounting reconciliation), una de las más críticas de la gestión patrimonial.

En esta fase se identifican:

• Activos existentes físicamente no registrados;
• Activos registrados contablemente inexistentes;
• Divergencias de valor, vida útil o ubicación.

Tras el saneamiento de estas inconsistencias, se realizan los ajustes contables, asegurando cumplimiento con normas como IAS 16 (CPC 27) y IAS 36 (CPC 01), además de generar una base confiable para auditorías y análisis financieros.

Gestión continua: de saldos alineados a la práctica diaria

El inventario no debe ser visto como un evento aislado. Una vez alineados los saldos, la empresa debe implementar una gestión patrimonial continua, que incluya:

• Control mensual de altas, bajas y transferencias;
• Seguimiento de activos en poder de terceros;
• Actualización constante de información técnica y contable;
• Emisión de reportes gerenciales y contables.

BPO Patrimonial: realidad y beneficios estratégicos

El BPO Patrimonial (Asset Management BPO) surge como una solución eficiente ante la escasez de mano de obra especializada y el alto costo de mantener estructuras internas.

Procedimientos claros

Implementación de procesos estandarizados y documentados.

Identificación de fallas

Detección temprana de riesgos y debilidades operativas.

Seguimiento mensual

Gestión proactiva basada en indicadores y controles periódicos.

Reportes gerenciales y contables

Información confiable para la toma de decisiones y auditorías.

Uso de software especializado

Centralización de datos, documentos y trazabilidad histórica.

Bajo costo operativo

Reducción del total cost of ownership (TCO) frente a equipos internos.

Auditoría como factor decisivo

Facilita y fortalece la relación con auditores externos.

Identificación de activos: placas y etiquetas como base del control

Todo activo debe estar debidamente identificado. Las placas y etiquetas patrimoniales permiten:

• Localización rápida;
• Reducción de errores operativos;
• Estandarización de inventarios;
• Soporte a auditorías.

Activos de alto valor y uso de TAG inteligente

Para activos de alto valor (high-value assets) en poder de terceros, el control tradicional puede ser insuficiente. Las tags inteligentes (smart tags) permiten:

• Rastreo en tiempo real (real-time tracking);
• Monitoreo de movimientos no autorizados;
• Integración con sistemas y dashboards;
• Historial completo de ubicación.

Aunque representan un costo adicional, su uso se justifica por la preservación del activo, reducción de pérdidas y mayor seguridad patrimonial.

Mapeo instantáneo y riesgo cero de pérdida

Con tecnologías de rastreo, la empresa obtiene:

• Visibilidad inmediata del activo;
• Control total de bienes críticos;
• Reducción drástica del riesgo de extravío;
• Mayor poder de negociación con terceros.

¿Qué puede hacer una consultoría especializada como AXS por su empresa?

La AXS Consultoria Empresarial cuenta con más de una década de experiencia en proyectos de inventario, valuación, conciliación físico-contable, BPO Patrimonial y gestión tecnológica de activos.

La empresa ofrece:

• Diagnóstico completo del escenario patrimonial;
• Implementación de inventarios y circularización;
• Gestión integral mediante BPO Patrimonial;
• Acceso a software propio de gestión de activos;
• Soluciones de identificación y rastreo inteligente.

Al delegar la gestión del activo fijo a especialistas, su empresa puede enfocarse en el core business, reducir riesgos, enfrentar la rotación de personal y garantizar control, trazabilidad y preservación del patrimonio.

Conclusión

Gestionar activos en poder de terceros sin procesos, tecnología y especialización representa un riesgo significativo. La combinación de inventario estructurado, circularización, conciliación físico-contable, BPO Patrimonial y tags inteligentes constituye la estrategia más segura y eficiente para proteger el valor de la empresa.

Más que control, se trata de preservar el patrimonio y fortalecer la gobernanza corporativa.

Data: 03/01/2026