Ativo Imobilizado - Dicas para Projetos!

Estapas e informações fundamentais em Projetos Patrimoniais

Elaboração do Projeto Patrimonial

13 Pontos Importantes em Projetos de Gestão Patrimonial!

681-03-2024

É importante esclarecer para gestores e administradores, que a realização de um projeto de implantação ou atualização do controle do ativo imobilizado requer uma série de fatores para que seja colocado em prática, e o resultado esperado pela empresa seja alcançado, a seguir alguns pontos falhos que são facilmente identificados em projetos de gestão patrimonial.

O detalhamento do planejamento

Quando se tem por objetivo realizar a implantação ou atualização de um projeto patrimonial, é importante ter claro os objetivos da empresa com essa demanda, diante disso, saber se o foco é apenas o controle físico ou o controle físico monetário, ter claro se a empresa fará o levantamento de todos os ativos ou apenas os ativos que contemplam o CPC 27, focando itens com valores superiores a R$ 1200, também é importante atentar-se se abrangência do projeto, irá contemplar todas as unidades, plantas e centros de custos da empresa, além de buscar também inventariar seja por meio de evidenciação ou mesmo circularização, itens que podem estar em poder de terceiros, e esses terceiros podem ser: colaboradores, clientes, fornecedores, entre outros.

São pontos fundamentais que o planejamento deve contemplar, para evitar a finalização de um projeto ocorra de forma parcial ou mesmo descaracterizar do projeto colocado em prática.

A reunião de Kick-off envolvendo gestores

A reunião inicial de planejamento, também chamada de Kick-off, é um ponto importante que não pode ser desconsiderado na realização de um projeto, e essa acaba sendo descartada em grande parte de projetos, com a falta dessa reunião a probabilidade de insucesso do projeto acaba sendo grande, nesse momento é importante envolver os gestores, as principais lideranças da empresa, de uma ou mais unidades, para que se adequem ao compromisso da empresa, em colocar em prática a cultura da gestão patrimonial, que não se limita apenas à realização do inventário geral, mas da manutenção de todo esse projeto colocado inicialmente em prática visando o controle dos bens e dos registros dos mesmos, no controle patrimonial ligado à contabilidade.

A definição das etapas e prazos

Uma vez definido os objetivos da empresa com a realização do projeto de levantamento dos bens do ativo imobilizado, seja para unicamente realizar o inventário, ou mesmo o inventário seguido de avaliação patrimonial, é muito importante que as etapas que contemplam esse projeto, sejam detalhadas, apontando e definindo os responsáveis por cada uma, e também a expectativa de início e termino de cada uma delas, dessa forma é possível acompanhar no decorrer do projeto o cronograma, e colocar em prática ajustes com deslocamento de equipes ou outras ações que se façam necessário, caso a demanda não esteja acompanhando o planejamento definido.

Placas de Identificação – tecnologia, qualidade e volume

As Placas de identificação do ativo mobilizado fazem parte do planejamento inicial, as mesmas devem ser definidas quando a empresa tiver discutindo o detalhamento do projeto, e alguns pontos são importantes quando falamos nesse material.

Qual a tecnologia que a empresa irá definir na realização do projeto de levantamento dos bens, irá utilizar as Placas tradicionais com código de Barras Placas, com QR Code, ou mesmo Placas com a tecnologia de RFID, essa definição é fundamental para que se possa definir, junto a equipe que irá realizar o trabalho de levantamento de campo, as ferramentas que as mesmas deverão utilizar, visando dar maior assertividade ao projeto.

Um outro ponto importante com relação às Placas, é referente ao volume que será disponibilizado as equipes na realização do projeto, quando uma empresa tem claro o volume de ativos que será inventariado, é comum que as placas a serem utilizadas sejam adquiridas num volume um pouco maior, entretanto, quando a empresa não tem a informação precisa do número de ativos, desconhece essa informação, é importante que o volume de placas seja comprado bem superior a estimativa da empresa, mesmo que ocorram sobras de placas, as mesmas têm um valor relativamente baixo diante do projeto, e podem ser estocadas para serem utilizadas em novas aquisições ou substituições futuras, e assim a empresa não corre o risco de ficar sem placas no andamento do projeto, isso com certeza acarretaria no risco de insucesso de todo o projeto patrimonial, em razão da economia na aquisição de placas.

Ainda falando das placas é importante que a empresa independente da tecnologia a ser utilizada, adquira placas de empresas referência no mercado, isso porque, para cada tipo de projeto deve-se analisar o material a ser utilizado, áreas expostas ao tempo, áreas administrativas, áreas com altas temperaturas, áreas expostas a higienização com produtos nocivos, entre outros pontos, uma aquisição de placas sem a qualidade adequada, com certeza em pouco tempo o material pode perder a identificação, ou mesmo se desprender do ativo em que foi fixado, e dessa forma a precisão do inventário, do levantamento e catalogação das informações, pode estar comprometida nesse momento.

Pré-definição das informações catalogadas

Na definição de um projeto de inventário patrimonial, é fundamental ter claro quais as informações que os gestores da empresa, tem por objetivo obter no momento da catalogação dos bens, de forma geral as informações são quase que padronizadas, entretanto, particularidades da empresa podem ser acrescidas, desde que sejam facilmente identificadas nos ativos, com isso informações como:

data de aquisição
número do ativo
descrição completa
marca
modelo
fornecedor
estado de conservação
cor
dimensões
capacidade
conta contábil
espécie
entre outras informações

E é importante também ressaltar, que para enriquecer todo esse processo, atrelar ao bem fotos digitalizadas com certeza trará uma maior precisão ao projeto.

A auditoria do projeto

Ao realizar todo o processo de levantamento dos bens, seja em uma ou mais plantas, é fundamental que uma auditoria seja realizada, buscando cruzar informações e dessa forma realizar uma pré-conciliação, onde os principais ativo da empresa são comparados com os bens inventariados, fazendo uma checagem primeiramente nos bens com maior relevância monetária, outro ponto, é fazer uma revisão em algumas das áreas onde ocorreu o inventário, e checar se os ativos foram cadastrados e catalogados, e dentre outras formas de auditar, com certeza essa revisão dará uma maior precisão a todo o processo de inventário, é óbvio que quando ocorrer o processo de conciliação, caso algo tenha sido deixado de lado será facilmente identificado, e os responsáveis pelo levantamento físico, deverão retornar ao campo, para completar os ativos que possam ter ficado de fora do levantamento, auditoria é algo fundamental em projetos.

O desencontro de informações nos relatórios finais

No processo de planejamento para a realização do levantamento físico, é fundamental que as informações sejam predefinidas e dessa forma estruturado de forma correta, a ferramenta que será utilizada para a catalogação dos bens, é fundamental que a tabulação dessas informações ocorra de forma padronizada, e após todo o levantamento, uma revisão seja realizada nas nomenclaturas dos bens, além de outras informações, como as unidades, e os centros de custos, dessa forma, após toda a revisão ficará muito mais fácil a empresa identificar grupo de ativos, ou mesmo ativos por centro de custos, visto que os mesmos estão padronizados, evitando com isso descrições incorretas, abreviações que acabam não trazendo a informação com a clareza que a empresa espera ao final de um projeto, uniformizar toda a base após o levantamento é um diferencial que muitas vezes acaba sendo deixado de lado.

A conciliação como ferramenta de precisão

A conciliação físico contábil é uma etapa de grande importância no projeto de inventário patrimonial, principalmente quando a empresa tem por objetivo realizar o confrontamento das informações levantadas em campo, com os números da contabilidade, dessa forma, é importante que um relatório contábil de forma analítica, seja disponibilizado para que a equipe que realizou o levantamento físico dos ativos, para que possa efetuar a comparação das bases, e nessa comparação é muito comum ocorrer ao final sobras físicas e sobras contábeis.

as sobras físicas são os itens que foram inventariados e não o estavam contidos na base contábil, ou seja, por alguma razão os mesmos fazem parte do conjunto de bens da empresa, mas contabilmente não estavam registrados, ou foram registrados de forma incorreta em contas que não são do ativo imobilizado.
as sobras contábeis são ativos que estavam na base contábil da empresa, e não foram identificados no levantamento físico, a análise desses 2 relatórios de sobras juntamente com o relatório total dos bens inventariados, dará suporte à empresa para identificar a realidade dos ajustes que deverão ser realizados, e dessa forma ter os números do controle patrimonial, alinhados com os números das contas patrimoniais do ativo mobilizado, ativo não circulante no Balanço Patrimonial.

As informações para ajustes na Contabilidade

Uma vez analisado os relatórios das sobras físicas e contábeis para que os números inventariados estejam de acordo com os números da contabilidade, ou seja, o Balanço Patrimonial, é necessário que ajustes sejam realizados, essa comparação deve ser feita conta a conta, tanto nas contas do custo de aquisição, quanto nas contas de depreciação acumulada, após a comparação e a realização dos lançamentos de débito e crédito referente aos ajustes, é importante que a empresa desenvolva um demonstrativo, validando que os números ficaram corretos e o analítico do controle patrimonial após o inventário geral, esteja dando o respaldo aos números das contas patrimoniais registradas no Balanço Patrimonial, referente ao ativo imobilizado.

Redigir ou atualizar os procedimentos

Um outro ponto importante que deve ser identificado e discutido num projeto de inventário patrimonial, é a questão da atualização dos procedimentos caso existam, do contrário a definição de procedimentos alinhados com a realidade da empresa, com certeza fará a toda a diferença para que a empresa possa manter sob gestão os itens inventariados, criar a cultura da gestão patrimonial, onde as movimentações sejam elas, aquisições, baixas e transferências, sejam devidamente comunicadas sua movimentação ao departamento de gestão, de forma geral esse departamento fica sob responsabilidade da Contabilidade, ou da Controladoria, e as comunicações devem ser realizadas imediatamente, após qualquer movimentação, para que essas alterações sejam registradas no controle patrimonial e na contabilidade, e possam ser validadas por inventários rotativos.

A Avaliação Patrimonial como como ferramenta de transparência a Governança

Um ponto importante que vem se tornando comum em empresas que buscam manter-se organizadas, é a implementação da cultura da governança corporativa, em razão dessa governança, ter o controle patrimonial com base em inventários e também avaliação dos ativos é algo fundamental, quando falamos de avaliação patrimonial, as mais comuns utilizadas num processo de governança são:

avaliação do valor justo de mercado
avaliação da vida útil determinada e remanescente
teste de recuperabilidade ou também conhecido como impairment test
entre outros pontos

Tudo isso visa dar uma maior credibilidade a todo o conjunto das informações inerentes ao ativo imobilizado, e com certeza, empresas que são auditadas independente de terem o capital aberto ou não, buscam manter essas informações sob controle.

A inexistência de laudos conclusivos

Após a realização de todo o projeto patrimonial, seja o mesmo contemplado por inventário somente, ou inventário e avaliação patrimonial ,é fundamental que a empresa responsável pelo projeto, emita um laudo onde todo um conjunto de informações referente ao projeto seja relatado, conceitos utilizados na realização, sejam reportados o resumo das informações catalogadas, tanto monetárias, quanto quantitativas sejam apresentadas ,e ao final sugestões de melhorias para gestão e controle sejam apresentadas à empresa, dessa forma, utilizando de informações críticas, um novo projeto quando realizado poderá ter impactos menores nos ajustes contábeis, caso ocorram.

A finalização sem credibilidade ou a não conclusão do projeto

Quando um projeto de inventário e avaliação patrimonial é colocado em prática, e os pontos acima relatados não são observados ou são parcialmente colocados em prática, tenha certeza que caso o projeto venha a ser finalizado o mesmo não terá a credibilidade esperada no início de toda essa demanda, mas é importante ressaltar, que na grande maioria das vezes, projetos que são colocados em prática sem atentar-se ao planejamento e as etapas que condizem a essa realidade, são abortados sem que se chegue ao final do projeto, dessa forma, a empresa tem um investimento que é perdido por completo, é de grande importância traçar as etapas, definir equipes corretas, atentar-se aos detalhes do que a empresa tem por objetivo num projeto patrimonial.

Somos a AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos

Somos a AXS Consultoria Empresarial Divisão de Ativos estamos a mais de 10 anos realizando projetos de inventário e avaliação patrimonial, para empresas de todos os portes, segmentos, em todo o território nacional, nossos projetos contemplam todas as etapas, do planejamento inicial, a entrega dos laudos conclusivos, tudo isso sendo feito visando atender normas técnicas da ABNT, do IBAPE, e também a legislação contábil 6.404/76 e 11.638/07, além do CPCS: CPC 01 e o CPC 27.

Nossos projetos são realizados com a utilização de ferramentas tecnológicas, aplicativos e software, e nossa equipe é formada por profissionais qualificados, e constantemente realizam reciclagens, para que possam manter-se atualizados, buscando otimizar e entregar aos nossos clientes, o melhor projeto patrimonial. Trabalhamos com Soluções Patrimoniais.

Entre em contato, vamos discutir detalhadamente o projeto do Ativo Imobilizado de sua empresa.

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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor da AXS Consultoria Empresarial ( www.axsconsultoria.com.br ), atua como Consultor e Assessor em Gestão Empresarial em empresas de pequeno e médio porte, também como Conselheiro Empresarial e atuou também como Professor Universitário.

Formação Acadêmica: