Bens em Poder de Terceiros

Gestão Patrimonial de Ativos em Poder de Terceiros

Inventario de Ativos em Poder de Terceiros

Bens em Poder de Terceiros – sua empresa administra?

708-11-2024

O inventário de bens em poder de terceiros é primordial para uma boa gestão dos ativos e a manutenção do controle patrimonial, ainda mais se os bens estiverem a tempos fora das instalações da empresa. É importante realizar o inventário destes bens para manter o controle e segurança dos ativos, por estarem em posse de terceiros os ativos estão mais suscetíveis a perdas e danos, e realizar o inventário permite a garantia que os ativos estão seguros, em boas condições e principalmente sob Gestão. Além disso, é importante manter a transparência e responsabilidade com seus parceiros e reforçar o papel de ambas as partes na gestão dos bens.

Com o inventário dos bens em poder de terceiros em dia, é possível manter as informações contábeis precisas, já que estas impactam no balanço patrimonial e refletem corretamente no valor total do ativo imobilizado. Como também, o inventário permite aperfeiçoar o planejamento de rastreabilidade e manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, evitando a deterioração dos bens, o que pode acarretar negativamente a operação ou produção, além de impactar na desvalorização do ativo e na possibilidade da realização do Ajuste de Impairment dependendo da relevância do bem. Além disso, ter o registro atualizado permite uma melhor tomada de decisões estratégicas, como a venda, ou retorno desses ativos para a empresa, com a possibilidade de realoca-los em outra demanda.

Por outro lado, para a realização é necessário tomar algumas medidas, como: iniciar identificando todos os bens que estarão sob posse de terceiros, esse mapeamento administrativo pode e deve ser realizado por meio de relatórios patrimoniais, e-mails, relatórios fiscais com a saída de ativos, entre outras informações, detalhar suas características, número de série, localização e informações especificas de cada ativo. Então, é imprescindível que o relacionamento com terceiros esteja documentado via contrato e documentos fiscais, onde estará claro as responsabilidades de cada parte em relação ao uso, conservação, manutenção e devolução do ativo, além de questões tributárias quando for o caso.

É importante que durante o tempo previsto de utilização do bem sejam realizadas auditorias periódicas agendadas previamente e aleatórias com o alinhamento entre as partes, para verificar as condições de uso, se os bens estão sendo utilizados corretamente, se mantem sua funcionalidade e se estão sendo cumpridas as exigências postas em contratos assinados previamente. Para que se mantenha atualizado o registro dos bens é fundamental que a comunicação entre as partes seja efetiva, qualquer movimentação, manutenção necessária ou mudança de local do bem deve ser comunicada para que possa ser registrada no controle patrimonial imediatamente e evitar assim inconsistências na gestão patrimonial.

O inventário periódico dos bens é uma boa prática que deve ser mantida mesmo com todo o passo a passo anterior sendo seguido. A periodicidade do mesmo deve ser definida de acordo com a importância estratégica do bem em questão, o processo pode ser anual, semestral ou até mesmo trimestral, variando de acordo com a possibilidade e necessidade de cada ativo.

Estas etapas irão garantir um registro confiável e seguro, preservar o valor e a funcionalidade dos ativos e assegurar a transparência nos registros contábeis da empresa.

Para que todo esse processo seja validado e realizado de forma profissionalizada e sem qualquer tendência que possa colocar em questão a sua realização, é importante que o mesmo seja conduzido por consultorias independentes, contratadas para a realização do levantamento físico de bens em poder de terceiros, isso com procedimentos de evidenciação in loco quando tratar se de ativos com grande relevância monetária, e também em alguns casos, por meio do processo de circularização com a validação por meio de registros fotográficos ,documentados por meios magnéticos.

A AXS Consultoria Empresarial é especializada em gestão do ativo imobilizado, realizando projetos de levantamento de campo, in loco, inclusive com a realização de inventários de bens em poder de terceiros em todo o Brasil, para isso contamos com um time de profissionais qualificados e equipes distribuídas nos principais centros empresariais do Brasil, para a sua efetiva realização, não corra riscos com o patrimônio de sua empresa, entre em contato, vamos discutir e planejar a realização do melhor inventário patrimonial dos ativos em poder de terceiros.

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Walber Almeida Xavier de Sousa - Diretor Executivo