Você tem dúvidas de como definir um bom projeto patrimonial? Inventário do Ativo Imobilizado: Fique atento a essas dicas!
A definição de um projeto de Inventário do Ativo Imobilizado (Fixed Asset Inventory) é uma etapa estratégica para empresas que buscam melhorar a governança corporativa, o compliance contábil e o controle físico de seus ativos. No entanto, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre como estruturar esse processo de forma eficiente, segura e em conformidade com as normas nacionais e internacionais.
Se a sua empresa está nesse momento, preparamos algumas orientações fundamentais que podem fazer toda a diferença na qualidade e no resultado final do seu projeto patrimonial.
1º Passo: Definir o objetivo do projeto patrimonial – Controle Físico ou Físico-Monetário?
O primeiro questionamento que a empresa precisa responder é: Qual é o foco do projeto?
- Controle Físico (Physical Control): Trata-se da identificação, localização e registro individualizado de todos os bens patrimoniais. O objetivo aqui é criar uma base física precisa (Physical Asset Register), com informações como número de tombamento (Asset Tag Number), localização, setor responsável, entre outras.
- Controle Físico-Monetário (Physical and Monetary Control): Além da identificação física, este modelo envolve a conciliação com os registros contábeis (Accounting Records), atualização de valores de depreciação acumulada (Accumulated Depreciation), cálculo de valor justo (Fair Value Measurement) e análises de impairment (Impairment Test), seguindo diretrizes como o CPC 27 e CPC 01.
Essa definição inicial impacta diretamente o escopo técnico (Project Scope), o orçamento (Budget) e o cronograma (Project Schedule) do projeto.
2º Passo: Avaliar a capacidade interna da empresa para execução ou acompanhamento
Nem toda empresa possui uma equipe interna especializada em Asset Management ou Fixed Asset Control. Caso esse seja o seu cenário, é imprescindível que a empresa designe profissionais responsáveis pelo acompanhamento técnico-operacional da consultoria patrimonial contratada.
A participação ativa de áreas como Contabilidade (Accounting Department), Controladoria (Controllership) e até de setores de Tecnologia da Informação (IT Department) é essencial para garantir a fluidez da execução e o correto alinhamento entre as bases físicas e contábeis.
3º Passo: Selecionar uma empresa especializada em Gestão do Ativo Imobilizado
Aqui, é fundamental entender que o sucesso do projeto depende, em grande parte, da experiência e estrutura da consultoria que será contratada.
Evite restringir sua busca a fornecedores locais. Muitas vezes, as melhores opções estão em outras regiões do país. Empresas com atuação nacional, como a AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos, possuem estrutura operacional para atender projetos de grande porte em todo o território brasileiro.
Ao solicitar uma proposta comercial (Commercial Proposal), avalie como a empresa responde aos seus questionamentos técnicos. Uma boa consultoria de Asset Inventory and Valuation deve levantar informações estratégicas como:
- Quantidade estimada de ativos (Estimated Asset Quantity);
- Distribuição geográfica (Geographic Distribution);
- Expectativa de integração com sistemas ERP (ERP Integration);
- Exigência de laudos técnicos (Technical Reports) e arquivos digitais como o Photo Register;
- Necessidade de atualização de vida útil (Useful Life Assessment) e valor justo (Fair Value Assessment).
Outro aspecto de extrema relevância: dê preferência a consultorias que já tiveram seus projetos avaliados e validados por auditorias externas, especialmente por empresas do grupo conhecido como as BIG4 (Deloitte, EY, PwC e KPMG). Isso garante que a metodologia empregada segue os mais altos padrões de governança e compliance.
4º Passo: Critérios de seleção da consultoria patrimonial – Experiência, idoneidade e estrutura técnica
Ao analisar as propostas recebidas, os seguintes pontos devem ser considerados:
- Histórico de projetos entregues (Project Track Record);
- Clientes atendidos – dê preferência a empresas que já realizaram projetos para grandes grupos nacionais e multinacionais;
- Tempo de mercado (Time in Business) – desconfie de empresas recém-criadas com preços muito abaixo da média de mercado;
- Certificações e metodologia de trabalho;
- Capacidade tecnológica – verifique se a empresa utiliza softwares de gestão patrimonial em nuvem (Cloud-based Asset Management Software), com funcionalidades como múltiplos usuários (Multi-user Access), controle de anexos (Attachment Control) e cálculo de depreciação automatizado (Depreciation Calculation Engine);
- Sinal de alerta: pesquise possíveis reclamações, restrições financeiras ou processos judiciais envolvendo a consultoria.
Infelizmente, é cada vez mais comum o relato de projetos interrompidos por falta de capacidade técnica da empresa contratada. Muitas organizações investem tempo e recursos e acabam ficando com o inventário patrimonial incompleto.
5º Passo: Definição de escopo técnico, cronograma e documentação final
Com a consultoria escolhida, é hora de detalhar:
- O escopo técnico completo (Detailed Project Scope);
- Cronograma de execução (Execution Timeline);
- Responsabilidades de cada parte envolvida (Stakeholder Responsibility Matrix);
- Documentos de entrega, como Laudo de Inventário (Inventory Report), Relatório de Conciliação Físico x Contábil (Physical vs. Accounting Reconciliation Report), Relatórios Analíticos (Analytical Reports) e o banco de imagens digitalizadas (Digital Photo Archive).
Esse planejamento estruturado é o que garantirá o atendimento aos requisitos da auditoria interna e externa, bem como a sustentação de eventuais análises fiscais, contábeis ou jurídicas no futuro.
Por que a AXS Consultoria Empresarial é a escolha certa?
Com mais de 13 anos de atuação no mercado nacional, a AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos se tornou referência em projetos de Inventário Patrimonial e Avaliação de Ativos (Asset Inventory and Valuation Services).
Temos projetos realizados para empresas como Midea Carrier, CPQD Campinas, Santa Casa de Valinhos, IDS Laboratórios, Rede de Aeroportos Vinci, entre outras organizações de grande porte nos segmentos de indústria, comércio, serviços e terceiro setor.
Nossa metodologia já foi avaliada e aprovada pelas principais empresas de auditoria do mundo, incluindo as BIG4, o que confere segurança, credibilidade e compliance às entregas.
Nossa equipe é formada por engenheiros de avaliações, contadores especialistas, auditores internos e profissionais de TI, garantindo o mais alto padrão técnico em cada etapa do projeto.
Se você busca qualidade, segurança e resultado, entre em contato conosco.
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Data: 19/06/2025
