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Ativo Imobilizado – Diferença de Saldos – o que fazer?
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Ativo Imobilizado – Diferença de Saldos – o que fazer?

650-03-2022

Assim como a Gestão Empresarial, manter sob controle o Ativo imobilizado é necessário realizar a Gestão patrimonial, ou seja, acompanhamento.

  • Os saldos do Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é a consolidação de saldos patrimoniais de todas as contas que compõe o Ativo e Passivo, dessa forma, periodicamente (fechamentos mensais e anuais) tem se por meio do Balanço Patrimonial os saldos de cada uma das contas totalizando por meio da aritmética o resultado de: saldo anterior + débitos – créditos = saldo atual.

Os saldos contábeis registrados no Balanço Patrimonial por si só são meras informações que relatam grandezas, entretanto, para cada conta patrimonial é necessário que tenhamos uma “conciliação” ou um razão auxiliar, de forma geral um controle extra contábil que dará o devido suporte aos saldos registrados contabilmente.

Os saldos patrimoniais registrados no Balanço Patrimonial que referem-se ao Ativo Imobilizado devem ser administrados analiticamente no Controle de Patrimônio ou Controle Patrimonial.

  • Controle Patrimonial – a utilização correta

O Controle patrimonial é uma espécie de razão auxiliar (suporte) onde se administra todos os bens que compõe o Ativo Imobilizado, dessa forma a soma dos saldos de todas as contas do Controle Patrimonial devem ser iguais aos saldos contábeis.

Por meio do Controle Patrimonial, devemos registrar todas as movimentações dos Ativos e também mensalmente gerar e contabilizar a depreciação, e esse número deve ser contabilizado no resultado da empresa (DRE) que servirá como um dedutor na apuração de imposto de renda e contribuição social para empresas tributadas pelo lucro real, em contra-partida será registrado na conta patrimonial de Depreciação Acumulada.

  • Quando os saldos estão divergentes, o que fazer?

De forma geral quando o acompanhamento entre a Gestão Contábil e a Gestão Patrimonial ocorrem, os saldos costumam “bater”, ou seja, são iguais, entretanto, quando ocorre qualquer “espaço” de tempo sem o devido acompanhamento ou mesmo se iniciou-se essa Gestão sem os saldos estarem alinhados, não haverá como ter os números sob gestão.

Diante disso é fundamental realizar o confronto das informações por meio da realização de um Inventário Geral do Ativo Imobilizado e na sequencia uma conciliação.

  • A inexistência de documentação fiscal

De forma geral a legislação determina que alguns documentos fiscais sejam armazenados ou arquivados por ao menos 05 anos.

Muitas empresas se desfazem dos mesmo após esse período, mas no caso do Ativo Imobilizado há uma particularidade, diante do benefício da Depreciação que em alguns casos pode se estender por 05, 10 e até 25 anos, é importante que esses documentos sejam devidamente arquivados para que possa ser comprovado o benefício da depreciação (despesa).

Algumas empresas (gestores) ao se desfazerem desses documentos podem estar gerando problemas futuros em possíveis processos de fiscalização tributária pelo fisco federal.

Um outro problema também, quando não se tem o documento fiscal 9NF) é que em muitos razões da Contabilidade os lançamentos de registros de aquisições trazem poucas informações e em muitos casos apenas a descrição de “compras do mês”, e num processo de conciliação entre a base contábil x o controle patrimonial essa informação acaba por não ajudar em nada quando as divergências são encontradas.

Quando se realiza o “confronto” dos relatórios contábeis x os relatórios do Controle Patrimonial é fundamental ter uma base analítica de cada um para que o processo ocorra de forma correta, do contrário, ajustes serão necessários.

  • A importância do Inventário do Ativo Imobilizado

Quando se tem de fato a necessidade ter os saldos contábeis reportando a realidade do ativo imobilizado, mais do que uma conciliação entre a Contabilidade e o controle Patrimonial é fundamental a realização de um Inventário do Ativo imobilizado, ou seja, um inventário geral, e esse inventário deverá ser comparado ou conciliado com o controle patrimonial e depois então ajustado junto a Contabilidade.

Quando todo esse processo é realizado e bens são identificados ou não identificados no processo de Inventário mesmo após o processo de saneamento (busca das sobras), ajustes deverão ser realizados para mais ou para menos na Contabilidade.

  • Porque devemos contratar uma empresa especializada em Gestão Patrimonial

O processo de inventário e Conciliação do inventario de forma geral quando não realizados por especialistas, costumam ser abortados (suspensos) antes de sua conclusão, em muitos casos quando realizados pela equipe interna não conseguem de fato a precisão desejada para dar a devida consistência ao processo.

De forma geral, empresas especializadas em Gestão Patrimonial, realizam constantemente Inventários do ativo imobilizado.

O processo de Inventário Geral do Ativo Imobilizado deve ser mais que um simples levantamento dos bens, deve ser uma “varredura” de todos os bens, com o devido emplaquetamento e a catalogação das informações pre-definidas numa reunião de planejamento.

Com certeza todo esse processo para que seja de fato realizado com profissionalismo deverá ser conduzido por Consultoria especializada em Ativo Imobilizado.

A AXS Consultoria Empresarial – Divisão de Ativos, está no segmento patrimonial a mais de 10 anos, realizando projetos de Inventário e Avaliação dos Ativos em todo território nacional para empresas dos mais diversos segmentos.

  • Relatórios de suporte a Auditoria

Uma vez concretizado o processo de inventário e conciliação, todo o processo deverá ser devidamente documentado, com arquivos, planilhas, entre outros documentos, para dar o devido suporte a questionamento de auditorias ou mesmo fiscalizações.

Relatórios apontando os bens que farão parte da nova base patrimonial, bens que deverão ser baixados, pois por alguma razão não mais fazem parte do patrimônio da empresa e também bens que foram adquiridos e por alguma razão não foram registrados no Controle Patrimonial.

Tudo registrado analiticamente para que possa ser testado e validado.

  • Os ajustes finais

Os ajustes finais deverão ocorrer após analise por parte de auditores caso a empresa tenha essa política, do contrário, os mesmos podem e devem ser realizados pela equipe contábil.

Cabe exclusivamente a equipe de Contabilidade o devido registro conta a conta, com acréscimos ou decréscimos patrimoniais, entretanto, todo esse processo deve estar devidamente documentado, com base em relatórios e Notas Fiscais se for o caso.

  • Procedimentos para a Gestão do Ativo Imobilizado

Para que todo o impacto de possíveis ajustes contábeis ocorram ao final de cada inventário do ativo imobilizado ocorram, é fundamental que a empresa defina uma área (sub-divisão da Contabilidade) que fique como responsável pela Gestão Patrimonial e essa área fique responsável de registrar periodicamente toda a movimentação: baixas, transferências, aquisições e a depreciação.

E todo esse processo deve ser periodicamente “revalidado” com os principais gestores da empresa para que a cultura da Gestão do Patrimônio da empresa faça parte do dia a dia da empresa.

E todo esse processo deve ocorrer por meio de procedimentos específicos e personalizados as particularidades da empresa.

 

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Data: 26/03/2022


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